December 2018

KGH Customs Services AB, registrerat i Sverige med organisationsnummer 556096-7431, Skandiahamnen, Sydatlanten 6, 403 36 Göteborg (nedan kallat ”KGH”), ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande lag, inklusive EU:s dataskyddsförordning. När vi hänvisar till KGH nedan omfattas även behandling av personuppgifter utförd av andra bolag inom den koncern som KGH tillhör.

PDF version


Den typ av personuppgifter som KGH behandlar
KGH kommer att behandla personuppgifter som du lämnar till KGH samt personuppgifter som KGH samlar in från dig.

Personuppgifter som du har lämnat till KGH
När du kontaktar KGH i samband med användning av våra tjänster inom operations, strategy, compliance och digitala tjänster, när du kontaktar oss via telefon, e-post, våra kontaktformulär på våra webbplatser eller brev, eller när du som kontaktperson för din organisation deltar i vår tullakademi, tar emot vårt nyhetsbrev eller laddar ned material från vår webbplats kommer KGH att behandla de personuppgifter som du har lämnat till oss. Personuppgifter som du lämnar till oss och som vi behandlar kan t.ex. vara ditt för- och efternamn, titel eller roll, företag, adress, e-postadress, telefonnummer samt uppgift gällande ditt förhållande till KGH. Vi kan komma att fungera som personuppgiftsbiträde och i den egenskapen behandla personuppgifter om dina kunder. Detta förhållande beskrivs närmare i det personuppgiftsbiträdesavtal som vi har ingått med din organisation.

KGH kommer endast behandla dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy och gällande lag. För att kunna administrera tjänsterna inom operations, strategy, compliance och våra digitala tjänster, kontakta oss via telefon, e-post eller brev, deltar i vår tullakademi, tar emot vårt nyhetsbrev eller möjligheten att ladda ned material på KGH:s webbplats måste du, som beskrivits ovan, lämna kontaktuppgifter till KGH. Bortsett från detta är det frivilligt att lämna dina personuppgifter.

Personuppgifter som KGH samlar in från dig
När du besöker KGH:s webbplats eller använder våra kontaktformulär på vår webbplats, svarar på kundenkäter, tar emot KGH:s nyhetsbrev eller laddar ned material, kommer KGH att samla in personuppgifter om dig. Det kan till exempel vara din IP-adress, vilka undersidor du har besökt och om du öppnat KGH:s e-postmeddelanden.

Personuppgifter som vi får från tredje part
KGH kan motta e-post och annan korrespondens som innehåller personuppgifter från tredje part och KGH behandlar därför sådana personuppgifter. KGH vill om det är nödvändigt informera dig som tredje part om behandlingen.



Vilka är ändamålen med behandlingen och vilken är den rättsliga grunden för behandlingen?
Det är viktigt att du förstår ändamålet till varför KGH behandlar dina personuppgifter samt den rättsliga grund KGH använder för behandlingen.

Avtal mellan dig eller din organisation och KGH
För ändamålet att kunna fullgöra KGH:s skyldigheter gentemot dig som en värdefull kund i samband med KGH:s tillhandahållande av tjänster inom operations, strategy, compliance och våra digitala tjänster, genom kontakt med dig via telefon, e-post, våra kontaktformulär på våra webbplatser eller brev, eller när du som kontaktperson för din organisation deltar i vår tullakademi, laddar ner material från vår webbplats, måste KGH behandla dina personuppgifter såsom ditt för- och efternamn, titel eller roll, adress, e-postadress, telefonnummer, IP-adress samt uppgift gällande ditt förhållande till KGH. Den rättsliga grunden för KGH:s behandling av dina personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal, eller för att vidta åtgärder för att ingå ett sådant avtal. Om du har kontakt med KGH som företrädare för din organisation kommer KGH behandla ovan nämnda personuppgifter för att kunna uppfylla företagets åtaganden i de affärsrelationer som KGH har med din organisation. Den rättsliga grunden för KGH:s behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för ändamål som rör KGH:s berättigade intresse, vilket väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. KGH:s intresse av att behandla dina personuppgifter för ändamålet att kommunicera med en företrädare för sin affärspartner väger tyngre än ditt potentiella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du inte vill ge oss dina personuppgifter kan vi inte ha en affärsrelation med din organisation eller uppfylla våra åtaganden till organisationen.

Marknadsföring av KGH
I egenskap av kund till KGH kommer vi regelbundet att ge dig information om våra tjänster inom operations, strategy, compliance och våra digitala tjänster. KGH kommer att behandla samtliga ovan nämnda personuppgifter för marknadsföringsändamål genom bland annat elektroniska kommunikationstjänster. Direktmarknadsföring kan skickas via post, e-post och sms. Den rättsliga grunden för KGH:s behandling av dina personuppgifter är att den antingen är nödvändig för ändamål som rör vårt berättigade intresse, vilket väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter, eller ditt samtycke. Ett sådant berättigat intresse, är att t.ex. marknadsföra KGH:s produkter och tjänster som vi tror att du och din organisation kan ha intresse av. KGH:s intresse av att skicka dig och din organisation erbjudande och information väger tyngre än ditt potentiella intresse av att skydda din personliga integritet.

Profilering
Vi kan på automatiskt vi samla in och analysera data från dig för att anpassa vår marknadsföring till dig och dina intressen. Sådan data gäller dina aktiviteter hos oss och på vår hemsida (så kallad profilering). Baserat på den analysen vill vi leverera innehåll till dig som vi tror att du ska finna relevant. Den rättsliga grunden för KGH:s databehandling är vårt legitima intresse för att utveckla vår verksamhet och, så långt det är möjligt, för att inte störa dig onödan, förse dig med material, inbjudningar och erbjudanden som matchar dina önskemål och behov.

Bokförings- och tullagstiftning
KGH kommer att behandla information om de tjänster som KGH tillhandahåller dig för bokförings- och tulländamål. I enlighet med bokförings- och tullagstiftning, såsom EU:s tullkodex, är KGH skyldig att föra register över vissa personuppgifter. Mot denna bakgrund kommer KGH att behandla ditt för- och efternamn, titel och roll, adress, e-postadress och telefonnummer. Den rättsliga grunden för KGH:s behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar KGH.

I de fall att övriga rättsliga grunder inte längre är tillämpliga kommer KGH att behandla dina personuppgifter i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till ovan nämnda lagkrav.

 

Hur länge kommer KGH att behandla personuppgifterna?
KGH kommer att behandla dina personuppgifter så länge som det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål och rättsliga grunder som beskrivits ovan. Dina personuppgifter kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta kan innebära att en uppgift som har tagits bort ur ett system för att den inte längre är nödvändig för det ändamålet, kan finnas kvar i ett annat system där den lagras för ett annat ändamål.

Personuppgifter som KGH behandlar för att uppfylla KGH:s åtagande i affärsrelationen med dig eller den organisation som du företräder enligt ett avtal eller på grund av en intresseavvägning, kommer inte att behandlas längre än vad som är nödvändigt för att KGH ska kunna fullgöra vårt avtal med dig eller din organisation, eller så länge KGH:s intressen väger tyngre än dina. KGH kan behandla dina personuppgifter ett år efter att du har upphört använda KGH:s tjänster inom operations, strategy, compliance och digitala tjänster, deltar i vår tullakademi, tar emot vårt nyhetsbrev eller laddar ned material från vår webbplats för marknadssyfte. Personuppgifter som KGH behandlar på grundval av ditt samtycke behandlas endast så länge KGH har ditt samtycke.

Om du har givit ditt samtycke att ta emot direkt marknadsföring från KGH, kommer vi att lagra ditt namn, mobil-, telefonnummer och e-post tills du återkallar ditt samtycke eller ber oss att stoppa att kontakta dig. Om du återkallar ditt samtycke eller ber oss om att sluta att kontakta dig för direkt marknadsföring, vil vi också sluta att använda dina personuppgifter för profilering.

Personuppgifter som KGH behandlar för bokföringsändamål bevaras i upp till tio år i enlighet med gällande bokföringslagstiftning. Personuppgifter som KGH behandlar för tulländamål kommer att bevaras i elva år enligt gällande tullagstiftning och krav från tullmyndigheter.

 


Till vem överför KGH dina personuppgifter och var behandlas dem geografiskt?

Utöver den behandling som utförs av KGH kan dina personuppgifter även komma att behandlas av andra. Dina personuppgifter kan lämnas ut till och behandlas av KGH:s moderbolag BDC DOVANA S.A.R.L. och dess dotterbolag inom KGH-koncernen samt av KGH:s partners. KGH:s partners är bolag i länder där KGH inte har egna företag och som bistår KGH med tjänster i de respektive länderna. Exempel på tredje part som vi visar dina personuppgifter till, kan vara konsulter som vi engagerar såsom revisorer och advokater. De har eget ansvar för deras behandling av dina personuppgifter. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut till tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för KGH:s räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. KGH har avtal med våra personuppgiftsbiträden som säkerställer att de behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy och våra instruktioner.

KGH kan dela dina personuppgifter för att tillåta en fusion, ett förvärv eller en försäljning av samtliga, eller delar av, KGH:s tillgångar.

KGH kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter som kräver att KGH lämnar ut sådana personuppgifter.

Dina personuppgifter kommer att lämnas ut till aktörer både inom och utanför EU och EES. Om dina personuppgifter behandlas utanför EU och EES, vill vi vidta åtgärder för att säkra att personuppgifterna fortsätter att vara lika skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på ett lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU och EES.



Dina lagliga rättigheter
Du har rätt att, utan kostnad, och på skriftlig begäran till e-postadressen nedan få information om vilka personuppgifter KGH registrerat om dig och hur de personuppgifterna används och behandlas.

Om dina personuppgifter är felaktiga eller oriktiga har du rätt att begära att KGH rättar eller kompletterar dina personuppgifter.

Du kan när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring eller profilering för sådana ändamål eller för att uppfylla KGH:s affärsrelation mellan din organisation och KGH. Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för dessa ändamål kan du meddela KGH genom att kontakta oss via e-post på integrity@kghcustoms.com. Du kan också när som helst återkalla ditt samtycke som du har givit. Du gör det genom att avanmäla dig via länken nederst i varje meddelande eller kontakta oss på integrity@kghcustoms.com. Vi kommer då att, i den utsträckning det är möjligt, upphöra med behandlingen för detta ändamål samt radera dina personuppgifter. Vi kan dock inte radera uppgifterna om vi måste fortsätta behandla uppgifterna för något annat ändamål.

Under vissa omständigheter har du rätt att kräva en begränsad behandling. Om du har rätt till det ska sådana personuppgifter endast behandlas med ditt samtycke för att etablera, utöva eller försvara rättsliga krav eller för att skydda en annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller av skäl av allmänt intresse. Dina personuppgifter vill också bli lagrade hos oss.

Du har rätt att få dina personuppgifter om dig som du har gett oss i ett strukturerad och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa data till annan datakontrollant när detta är tekniskt möjligt.

Du kan även kontakta KGH om du har kommentarer kring hur KGH behandlar dina personuppgifter. Du har rätt att ge in klagomål avseende KGH:s behandling av dina personuppgifter eller hantering av frågor i det avseendet till tillsynsmyndigheten. KGH-koncernen har sitt huvudkontor och huvudsakliga verksamhet i Sverige. KGH-koncernen bedriver sin verksamhet genom filialer i flera andra länder. Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten (den svenska dataskyddsmyndigheten vill byta namn) www.datainspektionen.se/är den huvudsakliga tillsynsmyndigheten för KGH-koncernens gränsöverskridande behandling. Du bör därför som huvudregel alltid ge in ditt eventuella klagomål till den svenska myndigheten. Om ditt klagomål endast relaterar till ett företag i annat medlemsland i EU har du rätt att lämna in ditt klagomål till berörd datamyndighet i detta land. Här är en lista över data myndigheter i andra länder:  http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

KGH kan komma att ändra denna integritetspolicy. Sådana ändringar kommer att träda i kraft tidigast 30 dagar efter det att KGH informerat dig om den ändrade integritetspolicyn på webbplatsen http://kghcustoms.com/en/ via brev eller annan avisering via e-post eller sms.