Bij KGH weten we uit ervaring dat veel bedrijven zich niet bewust zijn van de leveringsvoorwaarden die ze gebruiken, of er niet echt over nadenken, terwijl dat toch echt gevolgen kan hebben voor hun organisatie. Voor veel bedrijven zijn de leveringsvoorwaarden gewoon condities van 3 letters gevolgd door de locatie, het adres enz. Als u niet helemaal weet wat deze condities precies inhouden, kan dat in bepaalde situaties zorgen voor ongewenste aansprakelijkheid en/of ongewenste kosten. Hieronder een aantal tips; belangrijke punten om over na te denken bij het onderhandelen over de leveringsvoorwaarden.  

 

Wat zijn nou precies die leveringsvoorwaarden?

Bij de Incoterms® oftewel “internationale handelsvoorwaarden” gaat het om een verzameling van wereldwijde regels voor de handelsvoorwaarden die van toepassing zijn tussen kopers en verkopers, dat wil zeggen bij welke partij de kosten en aansprakelijkheden (risico’s) liggen tijdens het vervoer van de goederen.

De Incoterms® worden opgesteld en beheerd door de ICC (International Chamber of Commerce) en de regels worden om de tien jaar aangepast. De laatste aanpassing van de regels vond plaats in 2010 en de volgende aanpassing staat voor 2020 op de rol.

Kopers en verkopers zullen samen bepalen/afspreken welke leveringsvoorwaarden er worden gebruikt. De vervoerder is hierbij geen partij en doet zijn werk alleen namens de koper of verkoper.

Bent u zich bewust van de gevolgen van uw leveringsvoorwaarden als het gaat om kosten en risico’s? 

Door de leveringsvoorwaarden binnen Incoterms® 2010 te visualiseren – waarbij de condities EXW (Ex Works) and DDP (Delivered Duty Paid) de beide uitersten aangeven – is het mogelijk om een goed overzicht te krijgen van de kosten en de soorten aansprakelijkheid voor kopers en verkopers die bij iedere specifieke conditie van toepassing zijn.

Een overzicht van de leveringsvoorwaarden die beschikbaar zijn binnen het kader van Incoterms® 2010 vindt u aan het eind van dit artikel.

Een overzicht is weliswaar handig, maar het is niet voldoende. U moet ook weten wat de afzonderlijke kosten en soorten aansprakelijkheid inhouden en wat dat in de praktijk betekent. Bij aankopen onder conditie EXW moet u zich bijvoorbeeld goed bewust zijn van de douane- en exportregels die van toepassing zijn in het land van aankoop voor de goederen die u hebt gekocht. Als er een uitvoervergunning nodig is voor de goederen, moet de koper zorgen voor de aangifte ten uitvoer volgens de regels zoals die van toepassing zijn in het betreffende land, terwijl de daarmee samenhangende kosten ook allemaal voor rekening zijn van de koper.

Als u bijvoorbeeld de condities CPT (Carriage Paid To..) of CIP (Carriage and Insurance Paid to..) gebruikt, zijn de kosten voor het transport naar de overeengekomen bestemming voor rekening van de verkoper. Als koper moet u zich er echter goed van bewust zijn dat eventuele beschadigingen van de goederen tijdens het transport bij deze condities voor rekening zijn van de koper.

En als u verkoopt met conditie DDP houdt dat in dat u zich bewust moet zijn van de invoerregels zoals die van toepassing zijn in het land van de koper. Het gebruik van DDP als serviceniveau bij onderhandelingen met de koper kan een concurrentievoordeel opleveren ten opzichte van concurrenten die niet bereid zijn om de kosten en aansprakelijkheden op zich te nemen die onder deze voorwaarden bij de verkoper liggen. Maar als verkoper moet u wel de zekerheid hebben dat u ook echt in staat bent om het artikel af te leveren op de overeengekomen bestemming.

De beste leveringsvoorwaarden bepalen

Bij het kijken naar de verschillende leveringsvoorwaarden kunt u, afhankelijk van de partij die u vertegenwoordigt, voor elk type wel voordelen én nadelen vinden. En de beste en slechtste oplossing zullen echt per geval verschillen, afhankelijk van de punten die belangrijk zijn voor de individuele koper en verkoper.

Bedrijven die er in eerste instantie voor kozen om te kopen of verkopen onder de conditie EXW hadden daar verschillende redenen voor. Voor veel bedrijven wordt de conditie FCA (Free Carrier) gezien als de conditie met de optimale leveringsvoorwaarden. Daarnaast zijn bepaalde codes alleen van toepassing voor maritiem transport.

Daarom is het belangrijk dat importeurs en exporteurs weten wat de gekozen conditie precies inhoudt, zich bewust zijn van hun aansprakelijkheid en zeker weten dat ze in staat zijn om eventuele gevolgen op te vangen. Wij weten uit ervaring dat veel bedrijven er na een analyse van de gebruikte leveringsvoorwaarden voor kiezen om de vaak al jarenlang gebruikte leveringsvoorwaarden aan te passen, omdat ze zich niet bewust waren van de kosten en/of de soorten aansprakelijkheid/risico die van toepassing waren.

Bij zo’n analyse is het belangrijk om te kijken welke elementen voor het bedrijf belangrijk zijn om mee te nemen bij de beoordeling. En kan sprake zijn van specifieke vereisten of situaties waardoor het voor een bedrijf belangrijk is om bepaalde aspecten zelf in de hand te hebben als het gaat om het transport, het serviceniveau enz. Ook moet worden gekeken naar de scenario’s waarvan sprake kan zijn tijdens transport en wat daar feitelijk de gevolgen van zijn voor het bedrijf. Bij factoren die van invloed kunnen zijn op de keuze voor bepaalde leveringsvoorwaarden kan worden gedacht aan soorten goederen, transportmiddelen, relaties tussen koper en verkoper enz.

Belangrijke vragen om uzelf te stellen bij het kiezen van de juiste leveringsvoorwaarden

Er zijn een paar belangrijke vragen die u zichzelf zou moeten stellen bij het kiezen van de juiste leveringsvoorwaarden. Denk daarbij aan vragen als:

  • Welke kosten en aansprakelijkheden kunnen of willen we dragen tijdens transport?
  • Welke gevolgen kunnen er optreden tijdens transport waarvoor wij aansprakelijk zijn?
  • Zijn wij in staat om deze mogelijke gevolgen op te vangen?
  • Zijn we bereid om het risico op ons te nemen dat voortvloeit uit deze leveringsvoorwaarden?
  • Bij welke leveringsvoorwaarden hebben we de kosten en aansprakelijkheden die we willen?
  • Ben ik (als verkoper) in staat om af te leveren op de overeengekomen bestemming?

 

KGH heeft een overzicht samengesteld van de leveringsvoorwaarden in Incoterms® 2010. Volgens ons geeft dat overzicht een goede samenvatting van deze voorwaarden met een hele heldere weergave van de overdracht van kosten en risico’s van koper naar verkoper.

Als u nog hulp nodig hebt bij het bepalen van de juiste keuze voor uw bedrijf, kunt u altijd contact opnemen met KGH via het volgende e-mailadres: consulting.nl@kghcustoms.com

 

Gerelateerde services:

Delen

Gerelateerde inzichten