Borregaard

STERKERE COMPLIANCE

KOSTENOPTIMALISATIE

HOGERE OPERATIONELE EFFICIËNTIE

In samenwerking met KGH Customs Services heeft Borregaard een ‘get clean and stay clean’ project uitgevoerd voor data over douanetarieven, oorsprongen en vrijhandelsovereenkomsten. Het proces heeft de kwaliteitsborging van onze data verbeterd en de complexiteit, vaardigheden en crossfunctionele processen belicht die vereist zijn om compliant en efficiënt te blijven in ons buitenlands handelsverkeer.

Hilde Kalnes

Project Manager,

Borregaard

Hogere efficiëntie en compliance door kwaliteitsborging van douanegegevens

Borregaard bezit een van de meest geavanceerde en duurzame bioraffinaderijen ter wereld. Het bedrijf produceert milieuvriendelijke biochemicals om op olie gebaseerde producten te vervangen door natuurlijke, duurzame alternatieven. Om hun compliance te verbeteren, benaderde het bedrijf KGH voor een ‘get clean and stay clean’ project van hun masterdata. Op basis van onze analyse van de afhandeling van douanezaken binnen Borregaard konden we een tool op maat voor douanedata leveren en nieuwe werkprocessen aanbevelen die het bedrijf in staat stelt compliant te blijven, douanerechten te optimaliseren en vrijhandelsovereenkomsten optimaal te benutten.

 

De uitdaging

Borregaard werkt al enige jaren samen met KGH om de operationele services gericht op uit- en invoer tussen Noorwegen en de EU te verbeteren. Het bedrijf neemt compliance serieus en wilde een ‘get clean and stay clean’ project voor douanegerelateerde masterdata uitvoeren om naleving van de goederencodes, oorsprongen en benutting van mogelijke vrijhandelsovereenkomsten te garanderen. Ze schakelden de experts van KGH Global Consulting in om een uitgebreide review van hun data uit te voeren.

Borregaard

BRANCHE
Bioraffinaderij

OMZET (2021)
NOK 5,805 miljoen

KGH SERVICES
CUSTOMS CONSULTING
CUSTOMS CONTROL TOWER
DOUANEAANGIFTEN

De oplossing

In het project richtte KGH zich op goederencodes en classificaties van oorsprong om beter inzicht te krijgen in de handelsstromen van Borregaard en vrijhandelsovereenkomsten te identificeren die kunnen worden benut. Op die manier was Borregaard in staat de handel en distributiketen te optimaliseren door de tool voor douanedata te implementeren en te integreren in hun dagelijkse activiteiten zonder de noodzaak van toonaangevende in-house expertise.

Hoewel de kwaliteitsborging en de masterdata de hoge standaarden van Borregaard bevestigden, bleek uit de analyse dat het bedrijf soms nog altijd gebruik maakte van de goederencodes van leveranciers. Een gevolg hiervan kan een verkeerd ingedeeld item zijn, een veelgemaakte fout die regelmatig wordt begaan door vele organisaties. Dat betekende dat het noodzakelijk was de kwaliteit van de masterdata van Borregaard te waarborgen. KGH stelde een wijziging voor in de methode voor governance van masterdata met als doel de processen te verbeteren en de kwaliteit van de data te waarborgen. De aanbevolen oplossing had betrekking op het implementeren van een speciaal op de Noorse markt aangepaste tool voor douanedata. De nieuwe tool vereist dat de gebruiker zich identificeert en aangeeft op welke basis goederencodes worden geselecteerd. Op deze manier wordt traceerbaarheid, juridische bescherming en verhoogde wettelijke en interne transparantie bereikt.

Borregaard wilde daarnaast ook de efficiëntie van het buitenlandse handelsverkeer verbeteren door optimale benutting van vrijhandelsovereenkomsten. Er werden verschillende productparameters aan de tool voor douanedata toegevoegd, zoals de keuze uit een in Noorwegen gemaakt product met Noorse onderdelen of een in Noorwegen gemaakt product met Europese onderdelen. Dit maakt het eenvoudiger te bepalen of een product of land van bestemming valt onder een vrijhandelsovereenkomst of is vrijgesteld van douanerechten en maakt het ook mogelijk de correcte tekst met de juiste combinatie te genereren voor op de factuurverklaring. De op maat aangepaste tool kan worden geïntegreerd met andere systemen, zoals SAP, om het uitvoeren van updates te vereenvoudigen en compliance met nieuwe voorschriften te garanderen.

Het resultaat

Sterkere compliance: Borregaard now has a leaner process for securing and maintaining complete control of their information. This ensures compliance with statutory requirements and internal audits, and enhances their quality assurance of customs master data. Legal justification is added at every step and explains the choice of commodity code and origin. This mitigates the risk of using supplier codes by making them traceable and establishing an audit trail that provides proof of due diligence.

Kostenoptimalisatie: De tool voor douanedata benut vrijhandelsovereenkomsten om importeurs een concurrentievoordeel te bieden en hen in staat te stellen de kosten te optimaliseren, de marges te verbeteren en de prijzen te verlagen. Correcte benutting van vrijhandelsovereenkomsten en nauwkeurige documentatie beperkt het risico op een verstoorde, dure distributiketen. Bovendien beperkt het zekerstellen van compliance het risico op sancties en boetes en minimaliseert het de kosten van douanerechten, tarieven en belastingen.

Hogere operationele efficiëntie: Integratie van de tool voor douanedata met andere systemen draagt bij aan de automatisering van de dagelijkse werkzaamheden en processen. Aangezien de voorschriften en het beleid ten aanzien van classificatie, oorsprong en vrijhandelsovereenkomsten continu veranderen, is het cruciaal up-to-date te blijven. De classificatie van goederen zou in de ideale situatie gedurende de productlevenscycli bijgewerkt moeten worden. Dat betekent echter actief op de hoogte blijven van de jaarlijkse updates en op handen zijnde nieuwe voorschriften of beperkingen die potentieel van invloed kunnen zijn op de producten.

Borregaard stelt een full-time Trade Compliance Officer aan die deze taken op zich zal nemen en de processen en tools zal blijven ontwikkelen.

Follow