Desember 2018

KGH Customs Services AB, en juridisk enhet registrert i Sverige med firmaregistreringsnummer 556096-7431, Skandiahamnen, Sydatlanten 6, SE-403 36 Göteborg (nedenfor kalt “KGH”), er behandlingsansvarlig etter gjeldende personvernlovgivning for dine personopplysninger. Når vi nedenfor henviser til KGH, omfatter det også behandling av personopplysninger utført av andre enheter i gruppen av selskaper som KGH tilhører.

 

PDF versjon 


Type personopplysninger som KGH behandler

KGH vil behandle både personopplysninger som du har oppgitt til KGH og personopplysninger som KGH innhenter fra deg.

Personopplysninger som du har oppgitt til KGH
Når du kontakter KGH via bruk av våre tjenester innenfor drift, strategi og compliance, via våre digitale tjenester, kontakter oss per telefon, e-post, kontaktskjemaer på våre nettsider eller brev, eller som kontaktperson for din organisasjon, deltar i vårt Tollakademi, abonnerer på mottak av nyhetsbrev eller laster ned materiale fra vår nettside, vil KGH behandle de personopplysningene som du har gitt oss. Personopplysninger som du gir oss og som vi behandler, kan for eksempel omfatte for- og etternavn, tittel eller rolle, foretak, adresse, e-postadresse, telefonnummer og status for ditt forhold til KGH. I egenskap av dette kan vi operere som databehandler og behandle personopplysninger om dine kunder. Dette forholdet beskrives ytterligere i vår databehandleravtale med din organisasjon.

KGH vil bare behandle dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen samt gjeldende lover og forskrifter. For å administrere våre tjenester innenfor drift, strategi, compliance og våre digitale tjenester, for at du skal kunne kontakte oss via telefon, epost eller brev, delta i vårt Tollakademi, laste ned materiale fra KGHs nettside eller abonnere på KGH nyhetsbrev, må du oppgi kontaktopplysninger av ovennevnte type til KGH. Bortsett fra dette er det frivillig å oppgi personopplysninger.

Personopplysninger som KGH innhenter fra deg
Når du er inne på KGHs nettsted, benytter deg av kontaktskjemaene våre på vårt nettsted, svarer på våre tilpassede undersøkelser, mottar nyhetsbrev eller laster ned materiale fra vår nettside, vil KGH innhente personopplysninger om deg. Dette kan for eksempel dreie seg om din IP-adresse, dine aktiviteter med oss og vårt nettsted, sider som du har vært inne på, din respons på tilpassede undersøkelser og om du har åpnet e-post fra KGH.

Personopplysninger som KGH mottar fra tredjepart
KGH kan motta e-post og annen korrespondanse som inkluderer personopplysninger fra tredjeparter og KGH behandler derfor slike personopplysninger. Om nødvendig vil KGH informere deg som tredjepart om denne behandlingen.


Hva er formålet med behandlingen, og hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen?

Det er viktig at du forstår hvorfor KGH behandler dine personopplysninger samt KGHs rettslige grunnlag for å behandle opplysningene.

Avtaler mellom deg eller din organisasjon og KGH
For å kunne oppfylle KGHs forpliktelse overfor deg som en verdsatt kunde når vi leverer KGH’s tjenester innen drift, strategi, compliance og digitale tjenester, har kontakt med deg via telefon, epost, kontaktskjemaer på våre nettsider, via brev, som kontaktperson for ditt foretak, deltar i vårt Tollakademi, eller laster ned materiale fra vårt nettsted, må KGH behandle opplysninger som eksempelvis for- og etternavn, tittel eller rolle, adresse, e-postadresse, telefonnummer, IP-adresse og status for ditt forhold til KGH. Det rettslige grunnlaget for KGHs behandling av dine personopplysninger er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale eller for å iverksette tiltak for å inngå en slik avtale. Hvis du har kontakt med KGH som representant for din organisasjon, vil KGH behandle ovennevnte personopplysninger for å kunne oppfylle selskapets forpliktelser i de forretnings-relasjoner som KGH har med din organisasjon. Det rettslige grunnlaget for KGHs behandling av dine personopplysninger er at behandlingen er nødvendig av hensyn til en berettiget interesse som ikke overstyres av dine interesser, rettigheter eller friheter. KGHs interesse av å behandle dine personopplysninger for det formål å kommunisere med en representant for sin forretningspartner overstyrer din potensielle interesse av å beskytte ditt privatliv. Hvis du ikke oppgir personopplysningene, vil vi ikke kunne ha et forretningsforhold med organisasjonen din eller oppfylle våre forpliktelser til organisasjonen.

Markedsføring fra KGH
Som kunde av KGH vil vi gi deg informasjon om våre tjenester innenfor drift, strategi, compliance og digitale tjenester på regelmessig grunnlag. KGH vil behandle alle ovennevnte personopplysninger for markedsføringsformål ved hjelp av blant annet elektroniske kommunikasjonstjenester. Direkte markedsføring kan bli sendt per post, e-post og tekstmelding. Det rettslige grunnlaget for KGHs behandling av dine personopplysninger er enten at behandlingen er nødvendig av hensyn til en berettiget interesse som ikke overstyres av dine interesser, rettigheter eller friheter eller ditt samtykke. En slik berettiget interesse, er eksempelvis å markedsføre KGHs produkter og tjenester som vi oppfatter at din organisasjon kan ha interesse av. KGHs interesse av å sende deg eller din organissasjon tilbud og informasjon overstyrer din potensielle interesse av å beskytte ditt privatliv.

Profilering
For å skreddersy vår markedsføring til deg og dine interesser, kan vi via automatiserte prosesser samle inn og analysere data fra deg. Slike data kan være din aktivitet hos oss og på vårt nettsted (såkalt profilering). Vi vil gi deg informasjon som vi tror du vil oppleve som relevant, basert på resultatet fra denne analysen. Det juridiske grunnlaget for KGHs behandling er vår legitime interesse i å utvikle vår virksomhet – og så langt som mulig uten å forstyrre deg unødvendig – gi deg materiale, invitasjoner og tilbud som samsvarer med det vi opplever som dine ønsker og behov.

Regnskaps- og tollovgivning
KGH vil behandle informasjon om tjenestene som KGH leverer til deg for regnskaps- og tollformål. I henhold til regnskaps- og tollovgivning som blant annet norske tollregler, må KGH føre register over visse personopplysninger. På bakgrunn av dette vil KGH behandle opplysninger som for- og etternavn, tittel eller rolle, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Det rettslige grunnlaget for KGHs behandling er at det er en rettslig forpliktelse.

Selv om de øvrige rettslige grunnlagene ikke lenger er til stede vil KGH behandle dine personopplysninger i den grad det er nødvendig på bakgrunn av ovennevnte rettslige krav/myndighetskrav.


Hvor lenge vil KGH lagre dine personopplysninger?
KGH vil lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for behandlingen knyttet til formålene og de rettslige grunnlagene som er beskrevet ovenfor. Dine personopplysninger kan lagres på ulike steder og for ulike formål. På bakgrunn av dette kan personopplysninger som er blitt slettet fra et system fordi det ikke lenger er behov for dem, fortsatt finnes i et annet system for et annet formål.

Personopplysninger som KGH behandler for å oppfylle selskapets forpliktelser i de forretnings-relasjoner som KGH har med deg eller organisasjonen som du representerer i henhold til en avtale eller som følge av en interesseavveining, vil ikke bli lagret lengre enn hva som er nødvendig for at KGH kan oppfylle avtalen med deg eller din organisasjon, eller så lenge KGHs interesser overstyrer dine.KGH kan behandle personopplysningene dine ett år etter at du har sluttet å bruke KGHs tjenester innen drift, strategi og compliance eller KGH’s digitale tjenester, deltar i vårt Tollakademi, mottar vårt nyhetsbrev eller laster ned av materiale for markedsføringsformål fra vår nettssted. Personopplysninger som KGH behandler på grunnlag av ditt samtykke vil bare bli behandlet så lenge KGH har dette samtykket.

Hvis du har gitt ditt samtykke til å motta direkte markedsføring fra KGH, vil vi lagre ditt navn, mobil-, telefonnummer og e-postadresse inntil du kaller tilbake ditt samtykke eller ber oss om å stoppe å kontakte deg. Hvis du tilbakekaller ditt samtykke eller ber oss om å slutte å kontakte deg for direkte markedsføring, vil vi også slutte å bruke disse personopplysningene i profilering.

Personopplysninger som KGH behandler for regnskapsformål vil, i henhold til gjeldende regnskapslovgivning, bli lagret i opptil ti år. Personopplysninger som KGH behandler til tollformål vil, i henhold til gjeldende tollovgivning og krav fra tollmyndighetene, bli lagret i elleve år.


Hvem overdrar KGH dine personopplysninger til og hvor behandles personopplysningene rent geografisk?
I tillegg til behandlingen utført av KGH kan dine personopplysninger også bli behandlet av andre. Dine personopplysninger kan gis videre til og behandles av KGHs morselskap BDC DOVANA S.A.R.L. og dets tilknyttede selskaper i KGH-gruppen samt av KGHs partnere. KGHs partnere er enheter i land der KGH ikke har egne selskaper, og som bistår med tjenester i de respektive landene. Eksempler på tredjeparter som vi oppgir dine personopplysninger til, kan være konsulenter som vi engasjerer som regnskapsførere og advokater. Disse aktørene har eget ansvar for behandling av dine personligeopplysninger.Dine personopplysninger kan også gis videre til aktører som behandler personopplysninger på vegne av KGH, såkalte databehandlere. KGH har avtaler på plass som sørger for at databehandlerne behandler dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen og KGHs anvisninger.

KGH kan gi dine personopplysninger videre for å få tillatelse til å gjennomføre en fusjon, et oppkjøp eller et salg av alle eller deler av KGHs aktiva.

KGH kan også gi dine personopplysninger videre til myndigheter som krever at KGH legger frem disse personopplysningene.

Dine personopplysninger vil bli gitt videre til aktører både i og utenfor EU og EØS. Hvis personopplysningene dine behandles utenfor EU og EØS, vil vi iverksette tiltak for å sikre at personopplysningene fortsetter å være like beskyttet og også iverksette nødvendige tiltak for å overføre personopplysningene til land utenfor EU og EØS på lovlig vis.


Dine juridiske rettigheter
På skriftlig forespørsel til e-postadressen som er angitt nedenfor har du rett til, kostnadsfritt, å få informasjon om hvilke personopplysninger KGH lagrer om deg samt hvordan disse personopplysningene blir brukt og behandlet.

Skulle dine personopplysninger være feilaktige eller unøyaktige, har du rett til å be KGH om å korrigere eller supplere dine personopplysninger.

Du kan når som helst protestere mot at dine personopplysninger blir behandlet for direkte markedsføringsformål eller i profilering tilknyttet dette eller for å oppfylle KGH’s forplitkelser i forretnings-relasjonen mellom din organisasjon og KGH. Hvis du ikke ønsker at personopplysningene dine skal behandles til slike formål , kan du varsle KGH ved å sende en e-post til KGH på integrity@kghcustoms.com . Du kan også når som helst tilbakekalle samtykket du har gitt. Du gjør dette ved å melde deg ut fra våre meldinger via lenke som ligger nederst i hver melding eller ved å kontakte oss på integrity@kghcustoms.com. Vi vil da, så langt det er mulig, stoppe behandlingen og slette dine personopplysninger. Vi kan imidlertid ikke fjerne opplysningene hvis vi fortsatt må behandle opplysningene for andre lovpålagte formål.

Under visse omstendigheter har du rett til å kreve en begrenset behandling. Hvis du har rett til det, vil slike personopplysninger bare bli behandlet med ditt samtykke for å kunne etablere, utøve eller forsvare juridiske krav eller for å beskytte rettighetene til en annen fysisk eller juridisk person eller av hensyn til viktighet av offentlig interesse. Dine personopplysninger vil også bli lagret av oss.

Du har rett til å motta personopplysningene om deg som du har gitt oss på et strukturert og maskin-lesbart format og har rett til å overføre disse dataene til en annen datamaskin når dette er teknisk mulig.

Du kan også kontakte KGH hvis du har kommentarer til hvordan KGH behandler dine personopplysninger. Du har rett til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten vedrørende KGHs behandling av dine personopplysninger eller håndtering av eventuelle forespørsler knyttet til dem. KGH-gruppen har hovedkontor og -virksomhet i Sverige. KGH-gruppen driver virksomhet gjennom tilknyttede selskaper i flere andre land. Den svenske tilsynsmyndigheten Datainspektionen/Integritetskyddsmyndigheten (navnet vil bli endret), https://www.datainspektionen.se/ er hovedtilsynsmyndighet for behandling som er utført av KGH-gruppen på tvers av grenser. Som hovedregel skal du derfor sende en eventuell klage til den svenske myndigheten. Hvis klagen din bare gjelder en virksomhet i en annen EU-medlemsstat, har du rett til å sende inn klagen din til datautvalget i det aktuelle landet. Du finner en liste over de ulike myndighetene databeskyttelses-myndighetene her: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

KGH står fritt til å endre denne personvernerklæringen. Slike endringer vil tre i kraft tidligst 30 dager etter at KGH har underrettet deg om den reviderte personvernerklæringen på nettsiden https://kghcustoms.com/en/ per brev eller annet varsel per e-post eller tekstmelding.