December 2018

KGH Customs Services AB, personne morale de droit suédois immatriculée sous le numéro 556096-7431, Skandiahamnen, Sydatlanten 6, SE-403 36 Göteborg (ci-après «KGH»), traite les données conformément à la loi, y compris les données générales Protection Regulation, en tant que contrôleur de données. Lorsque nous nous référons ci-dessous à KGH, nous incluons également le traitement des données à caractère personnel effectué par d’autres entités du groupe de sociétés auquel KGH appartient.

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Le type de données personnelles traités par KGH
KGH traitera les données personnelles que vous avez fournies à KGH, ainsi que les données personnelles que KGH collectera auprès de vous.

Données personnelles que vous avez fournies à KGH
Lorsque vous contactez KGH en utilisant nos services dans le cadre d’opérations, de stratégie et de conformité, de services numériques, en nous contactant par téléphone, par courrier électronique, via nos formulaires de contact sur nos sites Web ou par courrier postal ou en tant que personne de contact de votre organisation, participant à notre Académie des douanes En recevant notre lettre d’information ou en téléchargeant du matériel sur notre site Web, KGH traitera les données personnelles que vous nous avez fournies. Les données personnelles que vous nous avez fournies et que nous traitons peuvent par exemple comprendre le nom et le prénom, le titre ou le rôle, l’entreprise, l’adresse, l’adresse de messagerie, le numéro de téléphone et le statut de votre relation avec KGH. Nous pouvons agir en tant que processeur de données et traiter des données personnelles sur vos clients à ce titre. Cette relation est décrite plus en détail dans notre contrat de traitement de données avec votre organisation.

KGH traitera uniquement vos données personnelles, conformément à la présente politique d’intégrité et aux lois et réglementations en vigueur. Pour gérer les services dans les domaines des opérations, de la stratégie, de la conformité et des services numériques, nous contacter par téléphone, courrier électronique ou courrier, participer à notre Académie des douanes, recevoir notre lettre d’information ou vous donner la possibilité de télécharger du matériel depuis notre site Web, vous avez besoin de fournir à KGH les coordonnées, comme celles expliquées ci-dessus. En dehors de cela, il est volontaire de fournir vos données personnelles.

Données personnelles que KGH collectera auprès de vous
Lorsque vous visitez le site Web de KGH ou utilisez nos formulaires de contact sur notre site Web, répondez à nos sondages personnalisés, recevez nos lettres d’information ou téléchargez du matériel de notre site Web, KGH collectera des données à caractère personnel vous concernant. Il peut s’agir, par exemple, de votre adresse IP, de vos activités avec nous et sur notre site Web, des sous-pages que vous avez consultées, de votre réponse à des enquêtes personnalisées et de l’ouverture éventuelle des courriers électroniques de KGH.

Données personnelles que nous recevons de tiers
KGH peut recevoir des courriers électroniques et toute autre correspondance contenant des données personnelles de tiers. KGH traite donc ces données personnelles. Si nécessaire, KGH vous informera en tant que tierce partie du traitement.

Quels sont les objectifs du traitement et quelle est la base juridique du traitement?
Il est important que vous compreniez la raison pour laquelle KGH traite vos données personnelles et la base légale que KGH utilisera pour le traiter.

Contrats entre vous ou votre organisation et KGH
Dans le but de pouvoir respecter l’engagement de KGH envers vous en tant que client estimé, nous vous fournissons des services dans les domaines des opérations, de la stratégie, de la conformité et des services numériques, ainsi que des contacts par téléphone, courrier électronique, formulaires de contact sur nos sites Web, lettres ou En tant que personne de contact de votre organisation, participant à notre Académie des douanes, téléchargeant des documents de notre site Web, KGH doit traiter des données à caractère personnel telles que vos nom et prénom, titre ou fonction, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse IP et statut de votre relation avec KGH. Le traitement juridique de vos données personnelles par KGH repose sur le fait que le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à la prise de mesures pour conclure ce contrat. Si vous avez des contacts avec KGH en tant que représentant de votre organisation, KGH traitera les données personnelles mentionnées ci-dessus afin de pouvoir respecter l’engagement de la société dans la relation commerciale que KGH entretient avec votre organisation. Le traitement juridique de vos données personnelles par KGH est fondé sur le fait que le traitement est nécessaire aux fins d’un intérêt légitime, qui ne soit pas annulé par vos intérêts, droits ou libertés. L’intérêt de KGH pour le traitement de vos données personnelles dans le but de communiquer avec un représentant de son partenaire commercial l’emporte sur votre intérêt potentiel pour la protection de votre vie privée. Si vous ne nous fournissez pas vos données personnelles, nous ne pouvons pas avoir de relation commerciale avec votre organisation ni respecter nos engagements envers celle-ci.

Marketing par KGH
En tant que client de KGH, nous vous fournirons régulièrement des informations sur nos services dans les domaines des opérations, de la stratégie, de la conformité et des services numériques. KGH traitera toutes les données personnelles susmentionnées à des fins de marketing, entre autres, par des services de communication électroniques. Le marketing direct peut être envoyé par courrier postal, courrier électronique et par message texte. Le traitement juridique de vos données personnelles par KGH est fondé sur le fait que le traitement est nécessaire aux fins d’un intérêt légitime qui n’est pas méconnu par vous, vos droits ou libertés, ni votre consentement. Un tel intérêt légitime est par exemple de commercialiser les produits et services de KGH auxquels nous pensons que votre organisation pourrait être intéressée. Le but de KGH de vous envoyer des offres et des informations destinées à votre organisation, ce qui l’emporte sur votre potentiel intérêt de protection de votre vie privée.

Profilage
Afin de personnaliser notre marketing en fonction de vos intérêts, nous pouvons collecter et analyser automatiquement vos données. Ces données constituent votre activité chez nous et notre site Web (dénommé profilage). Nous vous fournirons les informations dont nous pensons pertinentes sur la base des résultats de cette analyse. La base légale du traitement fait par KGH est notre intérêt légitime à développer notre activité et, dans la mesure du possible, à ne pas vous déranger inutilement, en vous fournissant du matériel, des invitations et des offres correspondant à vos souhaits et à vos besoins.

Législation comptable et législation douanière
KGH traitera les informations relatives aux services fournis par KGH à des fins comptables et personnalisées. La législation comptable et la législation douanière, telles que le code des douanes de l’Union, imposent à KGH de conserver certaines données personnelles. À la lumière de cela, KGH traitera vos nom et prénom, titre ou rôle, adresse, adresse électronique et numéro de téléphone. La base légale du traitement fait part KGH est une obligation légale.

Même si les autres bases juridiques ne sont plus applicables, KGH traitera vos données personnelles dans la mesure requise, en tenant compte des exigences légales / réglementaires susmentionnées.


Pendant combien de temps KGH traitera-t-il les données personnelles?

KGH stockera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour le traitement lié aux finalités et aux bases juridiques décrites ci-dessus. Vos données personnelles peuvent être stockées dans différents endroits et à différentes fins. À la lumière de cela, les données personnelles qui ont été supprimées d’un système, parce qu’elles ne sont plus nécessaires, peuvent toujours exister dans un autre système dans un but différent.

Les données à caractère personnel traitées par KGH afin de respecter les engagements de KGH dans les relations commerciales que KGH entretient avec vous ou l’organisation que vous représentez sous contrat ou en raison d’une balance d’intérêts, ne seront pas conservées plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour que KGH remplisse notre mission. contrat avec vous ou votre organisation ou pour la période pendant laquelle les intérêts de KGH priment sur les vôtres. KGH peut traiter vos données personnelles un an après que vous ayez cessé d’utiliser les services de KGH dans le cadre des opérations, de la stratégie et de la conformité ou des services numériques de KGH, en participant à notre Académie des douanes, en recevant notre lettre d’information ou en téléchargeant du matériel de notre site Web à des fins de marketing. Les données personnelles traitées par KGH sur la base de votre consentement ne seront traitées que si KGH dispose de votre consentement.

Si vous avez consenti à recevoir du marketing direct de KGH, nous enregistrerons votre nom, votre numéro de téléphone portable et votre adresse électronique jusqu’à ce que vous vous souveniez de votre consentement ou que vous nous demandiez de ne plus vous contacter. Si vous rétractez votre consentement, ou nous demandez de cesser de vous contacter pour du marketing direct, nous arrêterons également d’utiliser vos données personnelles pour du profilage.

Les données à caractère personnel traitées par KGH à des fins comptables seront, conformément à la législation comptable applicable, conservées pendant une durée maximale de dix ans. Les données personnelles traitées par KGH à des fins douanières seront, conformément à la législation douanière en vigueur et aux exigences des autorités douanières, conservées pendant onze ans.

À qui KGH transfère-t-il vos données personnelles et où sont-elles traitées géographiquement?
En plus du traitement effectué par KGH, vos données personnelles peuvent également être traitées par des tiers. Vos données personnelles peuvent être divulguées et traitées par la société mère de KGH, BDC DOVANA S.A.R.L. et ses sociétés affiliées incluses dans le groupe KGH et par ses partenaires. Les partenaires de KGH sont des entités situées dans des pays où KGH n’a pas de société propre et qui fournit des services dans les pays respectifs. Parmi les exemples de tiers auxquels nous divulguons vos données à caractère personnel figurent les consultants que nous engageons, tels que les comptables et les avocats. Ces acteurs ont leur propre responsabilité dans le traitement de vos données personnelles. Vos données personnelles peuvent également être divulguées aux acteurs qui traitent des données personnelles pour le compte de KGH, appelés « processeurs ». KGH dispose de contrats garantissant que les processeurs traitent vos données personnelles conformément à la présente politique d’intégrité et aux instructions de KGH.

KGH peut divulguer vos données personnelles afin de permettre une fusion, une acquisition ou une vente de tout ou partie des actifs de KGH.

KGH peut également divulguer vos données personnelles aux autorités qui exigent que KGH les divulgue.

Vos données personnelles seront divulguées aux acteurs à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’UE et de l’EEE. Si vos données à caractère personnel sont traitées en dehors de l’UE et de l’EEE, nous prendrons des mesures pour que les données à caractère personnel restent protégées et nous prendrons également les mesures nécessaires pour transférer de manière légale les données à caractère personnel vers des pays hors de l’UE et EEE.


Vos droits légaux

Vous avez le droit de recevoir gratuitement, sur demande écrite adressée à l’adresse e-mail indiquée ci-dessous, des informations sur les données personnelles que KGH enregistre à votre sujet et sur l’utilisation et le traitement de ces données.

Si vos données personnelles sont fausses ou inexactes, vous avez le droit de demander à KGH de corriger ou de compléter vos données personnelles.

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct ou de profilage à de telles fins ou pour respecter les engagements de KGH dans les relations commerciales entre votre organisation et KGH. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées à ces fins, vous pouvez en informer KGH en envoyant un courrier électronique à KGH à l’adresse integrity@kghcustoms.com. Vous pouvez également à tout moment annuler le consentement que vous avez donné. Pour ce faire, vous vous déconnectez de nos messages en cliquant sur le lien au bas de chaque message ou en nous contactant à integrity@kghcustoms.com. Dans la mesure du possible, nous arrêterons alors de traiter et supprimerons vos données personnelles. Cependant, nous ne pouvons pas supprimer les données si nous devons continuer à les traiter à d’autres fins.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’exiger que le traitement soit limité. Si vous avez ce droit, de telles données personnelles ne seront traitées qu’avec votre consentement, afin d’établir, d’exercer ou de défendre des actions en justice ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ou pour des raisons d’intérêt public majeur. Vos données personnelles seront également stockées par nous.

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez communiquées dans un format structuré et lisible par machine. Vous avez également le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

Vous pouvez également contacter KGH si vous avez des commentaires sur la façon dont KGH traite vos données personnelles. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance concernant le traitement de vos données personnelles par KGH ou le traitement de toute demande de renseignements s’y rapportant. Le groupe KGH a son siège et son principal établissement en Suède. KGH Group exerce ses activités par l’intermédiaire de filiales dans plusieurs autres pays. L’autorité de surveillance suédoise Datainspektionen / Integritetskyddsmyndigheten (l’autorité suédoise de protection des données a changé de nom) www.datainspektionen.se est l’autorité de surveillance principale du traitement transfrontalier effectué par le groupe KGH. Vous devez donc en règle générale déposer votre plainte éventuelle auprès des autorités suédoises. Si votre plainte concerne uniquement une entreprise située dans un autre État membre de l’UE, vous avez le droit de déposer votre plainte auprès de l’autorité de traitement des données du pays concerné. Vous pouvez trouver une liste des autorités de protection des données ici http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

KGH peut modifier cette politique d’intégrité. Ces modifications entreront en vigueur au plus tôt 30 jours après que KGH vous a informé de la politique d’intégrité révisée affichée sur le site Web http://kghcustoms.com/fr-be/ par lettre ou autre notification par courrier électronique ou message de text.