Datenschutzerklärung

Oktober 2020

KGH Customs Services AB, eine in Schweden eingetragene juristische Person mit der Registrierungsnummer 556096-7431, Skandiahamnen, Sydatlanten 6, SE-403 36 Göteborg (im Folgenden „KGH“ genannt), verarbeitet als verantwortliche Stelle Daten nach Maßgabe des Gesetzes, einschließlich der EU Datenschutz-Grundverordnung. Wenn wir im Folgenden auf KGH verweisen, beziehen wir auch die Verarbeitung personenbezogener Daten ein, die durch andere Unternehmen innerhalb der Gruppe von Unternehmen, zu denen KGH gehört, erfolgt.

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Die Art der von KGH verarbeiteten personenbezogenen Daten
KGH wird von Ihnen an KGH übermittelten personenbezogene Daten sowie personenbezogene Daten, die KGH über Sie sammelt, verarbeiten.

Von Ihnen an KGH übermittelte personenbezogene Daten
Wenn Sie KGH kontaktieren, um unsere Dienstleistungen aus den Bereichen „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ in Anspruch zu nehmen, oder sich per Telefon, E-Mail, Kontaktformularen auf unseren Websites oder per Brief oder als Kontaktperson für Ihr Unternehmen an uns wenden, an Schulungen unserer „Customs Academy“ teilnehmen, unseren Newsletter erhalten oder Material von unserer Website herunterladen, wird KGH die durch Sie übermittelten personenbezogenen Daten verarbeiten. Personenbezogene Daten, die Sie uns übermitteln und die von uns verarbeitet werden, können beispielsweise aus dem Vor- und Nachnamen, Titel und Funktion, Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und dem Status Ihrer Beziehung zu KGH bestehen. In dieser Eigenschaft können wir als Auftragsverarbeiter agieren und personenbezogene Daten über Ihre Kunden verarbeiten. Diese Beziehung ist in unserer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit Ihrem Unternehmen genauer beschrieben.

KGH wird Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß dieser Datenschutzerklärung und geltendem Recht und Vorschriften verarbeiten. Um die Dienstleistungen innerhalb der Bereiche „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ zu verwalten, uns telefonisch, per E-Mail oder per Brief zu kontaktieren, an Schulungen der Customs Academy teilzunehmen, unseren Newsletter zu erhalten oder Unterlagen auf der Website von KGH herunterladen zu können, müssen Sie KGH Kontaktdaten wie die vorstehend aufgeführten zur Verfügung stellen. Abgesehen davon ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig.

Personenbezogene Daten, die KGH bei Ihnen erheben wird
Wenn Sie die Website von KGH besuchen oder Kontaktformulare auf unserer Website verwenden, unsere Umfragen beantworten, unsere Newsletter erhalten oder Material von unserer Website herunterladen, wird KGH personenbezogene Daten von Ihnen erheben. Dies können zum Beispiel Ihre IP-Adresse, Ihre Aktivitäten mit uns und auf unserer Website, von Ihnen besuchte Unterseiten, Ihre Angaben in Umfragen oder Informationen darüber, ob Sie E-Mails von KGH geöffnet haben, sein.

Personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten
KGH empfängt eventuell E-Mails und andere Korrespondenz, die personenbezogene Daten von Dritten enthalten, und KGH wird somit solche personenbezogenen Daten verarbeiten. Falls notwendig, wird KGH Sie als Dritten über die Verarbeitung dieser Daten informieren.

Welche Zwecke verfolgt die Verarbeitung und auf welcher gesetzlichen Grundlage erfolgt sie?
Es ist wichtig, dass Sie den Zweck verstehen, zu dem KGH Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und auf welcher gesetzlichen Grundlage KGH diese verarbeitetet.

Verträge zwischen Ihnen oder Ihrem Unternehmen und KGH
Um KGHs Verpflichtungen Ihnen gegenüber als geschätztem Kunden bei der Bereitstellung von KGHs Dienstleistungen innerhalb der Bereiche „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ erfüllen zu können, mit Ihnen per Telefon, E-Mail, über Kontaktformularen auf unseren Websites oder per Brief oder als Kontaktperson für Ihre Organisation, bei einer Schulungsteilnahme über die „Customs Academy“ oder durch Herunterladen von Material unserer Websites in Kontakt zu treten, muss KGH personenbezogene Daten wie Vor- und Nachnamen, Titel oder Funktion, Adresse, E-Mail- Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse und den Status Ihrer Beziehung zu KGH verarbeiten. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten seitens KGH ist, dass die Verarbeitung zur Ausführung eines Vertrags oder um Schritte zum Vertragsabschluss zu unternehmen, notwendig ist. Wenn Sie als Vertreter Ihres Unternehmens mit KGH Kontakt haben, wird KGH Ihre oben genannten personenbezogenen Daten verarbeiten, um zur Erfüllung der Verpflichtungen des Unternehmens gegenüber Ihrem Unternehmen im Rahmen der Geschäftsbeziehung in der Lage zu sein. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten seitens KGH ist, dass die Verarbeitung zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses notwendig ist, welches gegenüber der Wahrung Ihrer Interessen, Ihrer Rechte und Freiheiten vorgeht. KGHs Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Kommunikation mit einem Vertreter seines Geschäftspartners geht gegenüber Ihrem potentiellen Interesse am Schutz Ihrer Privatsphäre vor. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir mit Ihrem Unternehmen keine Geschäftsbeziehung führen oder unsere Verpflichtungen gegenüber dem Unternehmen nicht erfüllen.

Marketing seitens KGH
Als Kunde von KGH werden wir Ihnen regelmäßig Informationen über unsere Dienstleistungen aus den Bereichen operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ liefern. KGH wird alle oben genannten personenbezogenen Daten für Marketingzwecke, unter anderem elektronische Kommunikationsdienste, verarbeiten. Direktmarketing kann per Post, E-Mail und über Textnachrichten versendet werden. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten seitens KGH ist entweder, dass die Verarbeitung zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses, welches die Wahrung Ihrer Interessen, Rechte und Freiheiten nicht beeinträchtigt oder außer Kraft setzt, unerlässlich ist, oder Ihr Einverständnis. Ein solches berechtigtes Interesse besteht beispielsweise in der Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen von KGH, von denen wir annehmen, dass Sie oder Ihr Unternehmen daran interessiert sein könnten. KGHs Interesse an der Zusendung von Angeboten und Informationen hat dabei Vorrang vor Ihrem potenziellen Interesse am Schutz Ihrer Privatsphäre.

Profiling
Um unser Marketing an Sie und Ihre Interessen anzupassen, dürfen wir auf automatisierte Weise Daten von Ihnen sammeln und analysieren. Unter Daten dieser Art verstehen sich Ihre Geschäftstätigkeiten mit uns sowie Aktivitäten Ihrerseits auf unserer Internetseite (so genanntes Profiling). Zur Verfügung stellen wir Ihnen dabei Informationen, die Sie nach unserem Ermessen auf der Grundlage des Analyse-Ergebnisses als relevant ansehen werden. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung vonseiten KGH besteht im berechtigten Interesse unsererseits, unsere Geschäftsbeziehungen weiterzuentwickeln sowie – soweit möglich bzw. um Sie nicht über Gebühr zu stören – Ihnen Material, Einladungen und Angebote zukommen zu lassen, welche Ihren Wünschen und Bedürfnissen entsprechen.

Handelsrechtliche Vorschriften und Zollrecht
KGH wird Informationen über die Ihnen von KGH bereitgestellten Dienste zur Rechnungslegung und für Zwecke der Zollabwicklung verarbeiten. Von KGH wird gemäß gesetzlicher Vorschriften zur Rechnungslegung und zum Zollrecht wie dem Zollkodex der Union verlangt, bestimmte personenbezogene Daten Buch aufzubewahren. In diesem Zusammenhang wird KGH Ihren Vor- und Nachnamen, Titel oder Funktion, Adresse, E-Mail-Adressen und Telefonnummer verarbeiten. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung seitens KGH insoweit ist das Bestehen einer gesetzlichen Verpflichtung.

Auch soweit die übrigen rechtlichen Grundlagen einer Verarbeitung nicht länger erfüllt sind, wird KGH Ihre personenbezogenen Daten in dem Umfang verarbeiten, der auf Grundlage der vorstehend genannten gesetzlichen bzw. regulatorischen Anforderungen erforderlich ist.

Wie lange wird KGH die personenbezogenen Daten verarbeiten?
KGH wird Ihre personenbezogenen Daten so lange speichern, wie für die Verarbeitung im Hinblick auf die oben beschriebenen Zwecke und rechtlichen Grundlagen erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten können an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zwecken gespeichert werden. In diesem Zusammenhang können personenbezogene Daten, die, weil sie nicht mehr gebraucht werden, in einem System gelöscht wurden, in einem anderen System für einen anderen Zweck weiterhin vorhanden sein.

Personenbezogene Daten, die KGH zum Zwecke der Erfüllung vertraglicher Pflichten aus der zwischen KGH und Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung oder der von Ihnen vertretenen Organisation oder auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen verarbeitet, werden nicht länger gespeichert, als es zur Vertragserfüllung notwendig ist, bzw. nicht über den Zeitraum hinaus, in dem die Interessen von KGH gegenüber den Ihren vorgehen. KGH darf Ihre personenbezogenen Daten ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Nutzung von KGH-Dienstleistungen innerhalb der Bereiche „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital services“, durch Schulungsteilnahme an unserer Customs Academy, Erhalt unseres Newsletters oder durch Herunterladen von Material von unserer Website zu Marketingzwecken eingestellt haben, ein Jahr lang verarbeiten. Bei personenbezogenen Daten, die KGH auf der Grundlage Ihres Einverständnisses verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung lediglich für die Dauer Ihres Einverständnisses.

Falls Sie Ihr Einverständnis zum Erhalt von KGH-Direktmarketing erteilt haben, speichern wir Ihren Namen, Ihre Mobiltelefon-Nummer und Ihre E-Mail-Adresse, bis Sie Ihre Zustimmung widerrufen oder uns auffordern, Sie nicht weiter zu kontaktieren. Sollten Sie Ihr Einverständnis widerrufen oder uns auffordern, Sie nicht länger zum Zwecke des Direktmarketings zu kontaktieren, werden diese personenbezogenen Daten auch nicht weiter zum Zwecke des Profiling verwenden.

Personenbezogene Daten, die KGH zu Zwecken der Rechnungslegung verarbeitet, werden gemäß einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen zur Buchhaltung bis zu zehn Jahre lang gespeichert.

Personenbezogene Daten, die KGH zu Zwecken der Zollabfertigung sowie zur Erfüllung von Anforderungen seitens der Zollbehörden gemäß einschlägiger zollrechtlicher Bestimmungen verarbeitet, werden elf Jahre lang gespeichert.

An wen transferiert KGH Ihre personenbezogenen Daten und an welchem geographischen Ort werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Zusätzlich zu der von KGH ausgeführten Verarbeitung können Ihre personenbezogenen Daten auch von anderen verarbeitet werden. Ihre personenbezogenen Daten können dem Mutterunternehmen von KGH BDC DOVANA S.A.R.L. und den im KGH-Konzern verbundenen Konzerngesellschaften und KGH Partnern mitgeteilt und von diesen verarbeitet werden. KGH Partner sind Unternehmen in Ländern, in denen KGH keine eigenen Unternehmen hat, und die in den jeweiligen Ländern mit Diensten Unterstützung leisten. Bei Drittpersonen, denen wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, handelt es sich beispielsweise um Beratungsunternehmen, welcher wir uns bedienen, wie Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind diese Beteiligten selbst verantwortlich. Ihre personenbezogenen Daten können auch an Dienstleister weitergegeben werden, die im Auftrag von KGH personenbezogene Daten verarbeiten, so genannte Auftragsverarbeiter. KGH hat Verträge geschlossen, die gewährleisten, dass Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung und den Anweisungen von KGH verarbeiten.

KGH kann Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, um eine Fusion, einen Erwerb oder einen Verkauf des gesamten Kapitals oder von Teilen des Kapitals von KGH zu ermöglichen.

KGH kann Ihre personenbezogenen Daten auch an Behörden weitergeben, die verlangen, dass KGH Ihnen gegenüber solche personenbezogenen Daten offenlegt.

Ihre personenbezogenen Daten werden an Akteure innerhalb und außerhalb der EU und des EWR weitergegeben. Werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU und der EWR verarbeitet, so stellen wir durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die personenbezogenen Daten weiterhin in gleichem Maße geschützt sind, und treffen die erforderlichen Vorkehrungen, um die personenbezogenen Daten auf zulässige Weise in Länder außerhalb der EU und des EWR zu transferieren.

Ihre gesetzlichen Rechte
Sie haben das Recht, kostenlos auf schriftliche Anfrage an die unten angegebene E-Mail-Adresse hin, Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten KGH über Sie speichert und wie diese personenbezogenen Daten verwendet und verarbeitet werden.

Für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten falsch oder ungenau sind, haben Sie das Recht zu verlangen, dass KGH die personenbezogenen Daten korrigiert oder ergänzt.

Sie können gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings oder des Profilings oder der Erfüllung vertraglicher Pflichten aus der zwischen KGH und Ihnen oder Ihrem Unternehmen bestehenden Geschäftsbeziehung jederzeit Einspruch einlegen. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten zu diesen Zwecken genutzt werden, können Sie dies KGH mitteilen, indem Sie eine E-Mail an KGH senden unter integrity@kghcustoms.com. Ebenso können Sie Ihr erteiltes Einverständnis jederzeit widerrufen, indem Sie sich über den unten auf jeder Seite unserer Nachrichten angegebenen Link abmelden, oder durch eine entsprechende Meldung an integrity@kghcustoms.com. Wir werden dann nach Möglichkeit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden und Ihre personenbezogenen Daten löschen. Wir können die Daten jedoch nicht löschen, wenn wir die Daten weiterhin für einen anderen Zweck verarbeiten müssen.

Unter bestimmten Umständen sind Sie berechtigt, eine Beschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Sollten Sie dazu berechtigt sein, werden solche personenbezogenen Daten lediglich mit Ihrem Einverständnisses verarbeitet, um Rechtsansprüche zu begründen, geltend zu machen oder zu wahren oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses. Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls von uns gespeichert.

Sie sind berechtigt, jene personenbezogenen Daten, die Sie uns über Sie zur Verfügung gestellt haben, in strukturierter und maschinenlesbarer Fassung zu erhalten, und Sie sind ferner berechtigt, diese Daten an eine andere für die Verarbeitung verantwortliche Stelle oder Behörde zu übertragen, sofern dies technisch möglich ist.

Sie können KGH auch kontaktieren, wenn Sie Kommentare zu der Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten seitens KGH haben. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde eine Beschwerde hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder des Umgangs mit Anfragen dazu einzulegen. Der KGH Konzern hat seinen Hauptsitz und Hauptniederlassung in Schweden. Der KGH Konzern tätigt Geschäfte über Konzerngesellschaften in mehreren anderen Ländern. Die schwedische Aufsichtsbehörde Datainspektionen/ Integritetskyddsmyndigheten (die schwedische Behörde für Datenschutz wird ihren Namen ändern), www.datainspektionen.se ist die federführende Aufsichtsbehörde für länderübergreifende Verarbeitung, die vom KGH Konzern ausgeführt wird. Deshalb sollten Sie Ihre Beschwerde im Regelfall an die schwedische Behörde richten.
Betrifft Ihre Beschwerde lediglich ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedsstaat der EU, so sind Sie berechtigt, Ihre Beschwerde bei der zuständigen Datenaufsichtsbehörde des betreffenden Landes vorzubringen. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier: https://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

KGH kann diese Datenschutzerklärung ändern. Solche Änderungen treten frühestens 30 Tage nachdem KGH Sie auf der Website, https://kghcustoms.com/en/, per Brief oder anderweitiger Benachrichtigung per E-Mail oder Textnachricht über die überarbeitete Datenschutzerklärung informiert hat, in Kraft.