Die Optimierung Ihrer internen Zollprozesse bringt erhebliche Vorteile. Hierzu sind allerdings Änderungen erforderlich, die sich auf einzelne Mitarbeiter und mitunter auf ganze Abteilungen in mehreren Teilen des Unternehmens auswirken.

Um Akzeptanz für die Veränderungen und künftig gut funktionierende Abläufe zu gewährleisten, ist das Engagement und die Motivation jedes Mitarbeiters sowie optimale Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung.

Der menschliche Faktor ist ein Schlüssel zum Erfolg!

Optimierte Zollorganisation – warum?

Als Zollabteilung kommuniziert man in der Regel mit fast allen Abteilungen im Unternehmen oder ist auf Informationen aus diesen Abteilungen angewiesen. Sei es die Logistik-, Rechts-, Steuer-, Einkaufs-, Sicherheits-, Controlling-, Finanz-, Verkaufsabteilung – Lokal oder gar global! Wie gut diese Abteilungen miteinander kommunizieren und Informationen austauschen hängt oft von den festgelegten und gelebten Abläufen ab. Wenn es zollseitig zu Problemen beim Import oder Export von Waren kommt, liegt das häufig an einer suboptimalen Organisation dieser Abläufe, die häufig aus der Historie gewachsen und evtl. – auch durch verpasste Anpassung an IT-Entwicklungen oder neue Zollvorschriften! – nicht mehr zeitgemäß sind.

Fehlt eine gute interne Zollorganisation im Unternehmen in Form von klaren und zollkonformen Arbeits- und Organisationsanweisungen, die auch entsprechend gelebt werden, kann das zu einem erheblichen Mehraufwand führen:

  • Redundantes Eingeben von Daten oder schlechte Datenqualität
  • Hohe Fehlerquote bei Zollanmeldungen kann zu Verzögerungen in der Abfertigung/Warenverfügbarkeit führen sowie das Risiko von Zollstrafen erhöhen
  • Mangelnde Kapazitäten
  • Unternehmenseigene Digitalisierungsprojekte berücksichtigen evtl. nicht den Zoll- und Außenwirtschaftsbereich, so dass dieser evtl. nicht von einer erhöhten Automatisierung profitieren kann


Mit gut strukturierten und umgesetzten Prozessabläufen für alle Außenhandelstätigkeiten lassen sich diese Risiken minimieren.

 

Der (menschliche) Schlüssel zum Erfolg

Bei der Einführung neuer Prozessstrukturen ist vor allem auf das Zusammenspiel der Menschen zu achten, die die neuen Prozesse erfolgreich umsetzen und leben müssen. Erfolgsentscheidend ist häufig, wie konstant und ergebnisorientiert auch die abteilungsübergreifende Kooperation funktioniert. Denn häufig scheitern Restrukturierungsmaßnahmen auch an der unzulänglichen Zusammenarbeit der Teams untereinander.

Die Bereitschaft zur Veränderung und damit die neuen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit hängen wiederum von der Motivation des einzelnen Mitarbeiters ab. Hier spielt die Fähigkeit des Managements, den Bedarf für Veränderung in einen größeren Kontext zu stellen und zu erklären, warum die Neustrukturierung erforderlich ist, eine wichtige Rolle. Ebenso wichtig ist es, die Rolle der Mitarbeiter und die Erwartungen an sie für die erfolgreiche Implementierung neuer Workflows darzustellen.

Als Ausgangspunkt haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen einen Überblick gibt, anhand dessen Sie feststellen können, wie gut Ihre internen Zollprozesse organisiert sind und welche Änderungen möglicherweise erforderlich sind.
 

Bitte füllen Sie das nebenstehende Formular aus und laden Sie sich kostenlos unsere Checkliste herunter, die Ihnen bei der Planung einer Umstrukturierung Ihrer Zollorganisation helfen kann. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns gern unter tcc.de@kghcustoms.com

 

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