December 2018

KGH Customs Services AB, een in Zweden opgerichte rechtspersoon met bedrijfsregistratienummer 556096-7431, Skandiahamnen, Sydatlanten 6, SE-403 36 Göteborg (hierna te noemen “KGH”), verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke gegevens in overeenstemming met de wet, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als wij hieronder naar KGH verwijzen, bedoelen we daarmee ook de verwerking van persoonsgegevens door andere eenheden binnen de groep bedrijven waartoe KGH behoort.

PDF versie 


Welk soort gegevens verwerkt KGH?

KGH verwerkt persoonsgegevens die u aan KGH verstrekt en persoonsgegevens die KGH van u verzamelt.

Persoonsgegevens die u aan KGH verstrekt
Wanneer u contact heeft met KGH doordat u gebruik maakt van onze diensten op het gebied van operatie, strategie en compliance en digitale diensten, door het opnemen van contact met ons via de telefoon, e-mail, onze contactformulieren op onze websites of per brief in de hoedanigheid van contactpersoon voor uw organisatie, door deelname aan onze Customs Academy, door het ontvangen van onze nieuwsbrief of het downloaden van materiaal van onze website, zal KGH de persoonsgegevens verwerken die u aan ons heeft verstrekt. Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die we verwerken kunnen bijvoorbeeld bestaan uit voor- en achternaam, titel of rol, bedrijf, adres, e-mailadres, telefoonnummer en de status van uw relatie met KGH. We kunnen optreden als gegevensverwerker en in die hoedanigheid persoonsgegevens over uw klanten verwerken. Deze relatie is nader omschreven in onze verwerkersovereenkomst met uw organisatie.

KGH zal uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met dit Integriteitsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving verwerken. Voor de administratieve afhandeling van de diensten met betrekking tot operatie, strategie, compliance en digitale diensten, om contact met ons op te kunnen nemen via de telefoon, per e-mail of brief, om deel te kunnen nemen aan onze Customs Academy, voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of om u de mogelijkheid te kunnen geven om materiaal van onze website te downloaden dient u contactgegevens zoals bovengenoemde aan KGH te verstrekken. Afgezien hiervan verstrekt u uw persoonsgegevens op basis van vrijwilligheid.

Persoonsgegevens die KGH van u verzamelt
Wanneer u de website van KGH bezoekt of gebruik maakt van onze contactformulieren op onze website, onze douane-enquêtes invult, onze nieuwsbrieven ontvangt of materiaal van onze website downloadt, zal KGH persoonsgegevens over u verzamelen. Dit kan gaan om bijvoorbeeld uw IP-adres, uw interactie met ons en onze website, welke pagina’s u heeft bezocht, uw reactie op douane-enquêtes en of u e-mails van KGH hebt geopend.

Persoonsgegevens die we van derden ontvangen
KGH kan e-mails en andere correspondentie die persoonsgegevens bevat ontvangen van derden en derhalve kan KGH dergelijke persoonsgegevens verwerken. Indien u dit wenst, zal KGH u, als derde, informeren over de verwerking.

 

Wat is het doel van de verwerking en wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking?
Het is belangrijk dat u begrijpt met welk doel KGH uw persoonsgegevens verwerkt en welke rechtsgrondslag KGH voor de verwerking hanteert.

Contracten tussen u of uw organisatie en KGH
Voor het voldoen aan onze verplichtingen aan u als gewaardeerde klant dient KGH bij het verlenen van onze diensten op het gebied van operatie, strategie, compliance en digitale diensten, het met u als contactpersoon van uw organisatie onderhouden van contact via de telefoon of per e-mail, via onze contactformulieren op onze websites of per brief, het deelnemen aan onze Customs Academy of het downloaden van materiaal van onze website, persoonsgegeven te verwerken zoals uw voor- en achternaam, titel of rol, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres en de status van uw relatie met KGH. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract of voor het nemen van stappen voor het afsluiten van dat contract. Als u als vertegenwoordiger van uw organisatie contact heeft met KGH zal KGH bovenstaande persoonsgegevens van u verwerken om te kunnen voldoen aan de verplichtingen van het bedrijf op grond van de zakelijke relatie die KGH met uw organisatie heeft. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH is dat de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang dat niet dient te wijken voor uw belangen, rechten of vrijheden. KGH’s belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens om te kunnen communiceren met een vertegenwoordiger van zijn zakenpartner gaat voor uw mogelijke belang om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen. Als u ons uw persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij geen zakelijke relatie onderhouden met uw organisatie of aan onze verplichtingen jegens die organisatie voldoen.

Marketing door KGH
Wij zullen u als klant van KGH regelmatig informatie verschaffen over onze diensten op het gebied van operatie, strategie, compliance en digitale diensten. KGH verwerkt alle hierboven genoemde persoonsgegevens voor marketingdoeleinden door o.a. elektronische communicatiediensten. Direct marketing kan worden toegezonden door middel van post, e-mail en SMS. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH is ofwel dat verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang dat niet dient te wijken voor uw belangen, rechten of vrijheden, ofwel uw toestemming. Een dergelijk gerechtvaardigd belang is bijvoorbeeld het aanbieden op de markt van de producten en diensten van KGH waarvan wij denken dat u of uw organisatie hierin geïnteresseerd zou kunnen zijn. Het belang van KGH om u of uw organisatie aanbiedingen en informatie te sturen gaat voor uw mogelijke belang om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen.

Profilering
Om onze marketing op u en uw interesses af te kunnen stemmen kunnen wij op een automatische manier gegevens van u verzamelen en analyseren. Dergelijke gegevens bestaan uit uw interactie met ons en onze website (“profilering”). Op basis van de resultaten van deze analyse verschaffen wij u dan informatie waarvan we geloven dat u deze relevant zult vinden. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens door KGH is ons gerechtvaardigde belang om ons bedrijf te ontwikkelen en – voor zover mogelijk en zonder u onnodig lastig te vallen – u te voorzien van materiaal, uitnodigingen en aanbiedingen die aansluiten bij uw wensen en behoeften.

Wetgeving op het gebied van boekhouding en douane
KGH verwerkt informatie over de door KGH aan u verleende diensten voor doeleinden op het gebied van boekhouding en douane. KGH is op grond van wetgeving op het gebied van boekhouding en douane, zoals het Douanewetboek van de Unie, verplicht om een administratie van bepaalde persoonsgegevens te voeren. Op grond hiervan zal KGH uw voor- en achternaam, titel of rol, adres, e-mailadres en telefoonnummer verwerken. De rechtsgrondslag voor de verwerking door KGH is dat dit een wettelijke verplichting is.

Zelfs als de overige rechtsgronden niet langer van toepassing zijn, zal KGH voor zover dit nodig is uw persoonsgegevens verwerken met de bovengenoemde eisen op grond van wet- en regelgeving als rechtsgrondslag.

 

Hoe lang bewaart KGH de persoonsgegevens?
KGH zal uw persoonsgegevens zo lang bewaren als dit voor de verwerking noodzakelijk is met betrekking tot de hierboven beschreven doelen en rechtsgrondslagen. Uw persoonsgegevens kunnen op diverse locaties bewaard worden en voor diverse doeleinden. Hierdoor kunnen persoonsgegevens die uit een systeem verwijderd zijn omdat ze niet langer noodzakelijk zijn nog wel in een ander systeem bestaan voor een ander doel.

Persoonsgegevens die KGH verwerkt om te kunnen voldoen aan de verplichtingen die KGH heeft in de zakelijke relatie met u of de organisatie die u op grond van een contract vertegenwoordigt, of op grond van een afweging van belangen, zullen niet langer worden bewaard dan nodig is voor KGH om uitvoering te geven aan ons contract met u of uw organisatie of zolang KGH’s belangen voor uw belangen gaan. KGH kan uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden blijven verwerken tot een jaar nadat u gestopt bent met het gebruik van KGH’s diensten op het gebied van operatie, strategie en compliance of KGH’s digitale diensten, uw deelname aan onze Customs Academy, het ontvangen van onze nieuwsbrief of het downloaden van materiaal van onze website. Persoonsgegevens die KGH op basis van uw toestemming verwerkt, zullen slechts verwerkt worden zo lang KGH uw toestemming heeft.

Als u uw toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van direct marketing van KGH zullen wij uw naam, (mobiel) telefoonnummer en e-mailadres bewaren totdat u uw toestemming intrekt of ons vraagt om u niet meer te benaderen. Zodra u uw toestemming intrekt of ons vraagt u niet meer te benaderen voor direct markering doeleinden, stoppen wij ook met het gebruik van uw persoonsgegevens voor profilering.

Persoonsgegevens die KGH verwerkt voor boekhoudkundige doeleinden zullen, in overeenstemming met de toepasselijke boekhoudwetgeving, tot tien jaar bewaard worden. Persoonsgegevens die KGH verwerkt voor douanedoeleinden zullen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving van de douaneautoriteiten, elf jaar bewaard worden.

 

Aan wie geeft KGH uw persoonsgegevens door en in welk geografisch gebied worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Naast de door KGH uitgevoerde verwerking kunnen uw persoonsgegevens ook door anderen verwerkt worden. Uw persoonsgegevens kunnen worden bekendgemaakt aan en verwerkt door KGH’s moederbedrijf BDC DOVANA S.A.R.L. en bij de KGH Group aangesloten bedrijven en door partners van KGH. Partners van KGH zijn eenheden in landen waar KGH geen eigen bedrijven heeft en die ons bijstaan met diensten in de betreffende landen. Voorbeelden van derden aan wie wij uw persoonsgegevens bekend maken zijn consultants die wij inschakelen, zoals accountants en advocaten. Deze actoren hebben hun eigen verantwoordelijkheid voor hun verwerking van uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens kunnen ook bekendgemaakt worden aan actoren die persoonsgegevens bezitten ten behoeve van KGH, zogenaamde verwerkers. KGH heeft contracten afgesloten die ervoor zorgen dat de verwerkers uw persoonsgegevens in overeenstemming met dit Integriteitsbeleid en KGH’s instructies verwerken.

KGH kan uw persoonsgegevens bekend maken om een fusie, een overname of een verkoop van alle bedrijfsmiddelen van KGH of een deel daarvan mogelijk te maken.

KGH kan uw persoonsgegevens ook bekendmaken aan autoriteiten die eisen dat KGH dergelijke persoonsgegevens bekendmaakt.

Uw persoonsgegevens zullen worden bekendgemaakt aan actoren zowel binnen als buiten de EU en de EER. Als uw persoonsgegevens buiten de EU en de EER verwerkt worden, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens een zelfde graad van bescherming blijven genieten en daarnaast alle maatregelen nemen die nodig zijn voor het op legale wijze overdragen van de persoonsgegevens naar landen buiten de EU en de EER.

 

Uw wettelijke rechten
U heeft het recht om, op uw schriftelijk verzoek aan onderstaand e-mailadres, kosteloos informatie te ontvangen over de persoonsgegevens die KGH van u bewaart en hoe die persoonsgegevens gebruikt en verwerkt worden.

In het geval dat uw persoonsgegevens foutief of onvolledig zijn, heeft u het recht om KGH te verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden of profilering voor dergelijke doeleinden of voor het voldoen aan KGH’s verplichtingen in de zakelijke relatie tussen uw organisatie en KGH. Als u niet wilt dat uw gegevens voor deze doeleinden verwerkt worden, kunt u KGH hiervan op de hoogte stellen door een e-mail naar KGH te sturen via integrity@kghcustoms.com. Ook kunt u de toestemming die u gegeven heeft te allen tijde intrekken. Dit doet u door u af te melden voor onze berichten via de link onderaan elk bericht of door contact met ons op te nemen via integrity@kghcustoms.com. In dat geval zullen wij voor zover mogelijk de verwerking staken en uw persoonsgegevens verwijderen. We kunnen de gegevens echter niet verwijderen als we deze gegevens voor een ander doel moeten blijven verwerken.

Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht om te eisen dat de verwerking beperkt wordt. Als u dit recht heeft, zullen dergelijke persoonsgegevens uitsluitend met uw toestemming verwerkt worden voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of omwille van een zwaarwegend algemeen belang. Uw persoonsgegevens zullen ook door ons bewaard worden.

U heeft het recht om de persoonsgegevens over u die u aan ons verstrekt heeft te ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat en u heeft het recht om deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen als dit technisch mogelijk is.

U kunt eveneens contact opnemen met KGH als u opmerkingen heeft over de wijze waarop KGH uw persoonsgegevens verwerkt. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH of de manier waarop omgegaan wordt met eventuele vragen hierover. KGH Group is gevestigd en heeft zijn hoofdkantoor in Zweden. KGH Group doet zaken door middel van gelieerde bedrijven in diverse andere landen. De Zweedse toezichthouder Datainspektionen / Integritetskyddsmyndigheten (N.B. de Zweedse Autoriteit Gegevensbescherming gaat van naam veranderen) www.datainspektionen.se is de hoofdtoezichthouder voor door de KGH Group uitgevoerde grensoverschrijdende verwerking. Daarom is de hoofdregel dat u een eventuele klacht bij de Zweedse autoriteit indient. Als uw klacht enkel een bedrijf in een andere lidstaat van de EU betreft, heeft u het recht om uw klacht bij de gegevensautoriteit in het betreffende land in te dienen. U kunt hier een lijst van de gegevensbeschermingsautoriteiten vinden. http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

KGH kan dit integriteitsbeleid wijzigen. Dergelijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen nadat KGH u op de website http://kghcustoms.com/be/, per brief of door middel van een andere kennisgeving per e-mail of SMS over het herziene integriteitsbeleid heeft geïnformeerd van kracht.