Borregaard

STÄRKUNG DER COMPLIANCE

KOSTENOPTIMIERUNG

HÖHERE BETRIEBLICHE EFFIZIENZ

Borregaard hat in Zusammenarbeit mit KGH Customs Services ein ‚Get Clean – Stay Clean‘-Datenprojekt zu Zolltarifen, zum Warenursprung und zu Freihandelsabkommen durchgeführt. Dieser Prozess war wertvoll für die Qualitätssicherung unserer Daten und für das Verständnis der Komplexität, der Kompetenzen und der funktionsübergreifenden Prozesse, die erforderlich sind, um unsere Aktivitäten im Außenhandel auch in Zukunft vorschriftskonform und effizient zu gestalten.

Hilde Kalnes

Project Manager,

Borregaard

Bessere Effizienz und Compliance durch Qualitätssicherung zollrelevanter Daten

Borregaard verfügt über eine der modernsten und nachhaltigsten Bioraffinerien der Welt. Das Unternehmen stellt umweltfreundliche Biochemikalien her, die unter Verwendung natürlicher, nachhaltiger Rohstoffe erdölbasierte Produkte ersetzen können. Da das Unternehmen die Compliance ernst nimmt, wandte man sich an KGH, um ein „Get Clean – Stay Clean“-Projekt für saubere zollrelevante Stammdaten durchzuführen. Die Analyse der Zollabwicklung von Borregaard führte zu einem maßgeschneiderten Zolldatentool und zu Handlungsempfehlungen für neue Arbeitsabläufe, um die Compliance zu gewährleisten, die optimale Nutzung der jeweiligen Freihandelsabkommen sicherzustellen, um somit die zollseitige und kostenmäßige Gesamtbelastung zu reduzieren.

 

Die Herausforderung

Borregaard arbeitet seit mehreren Jahren mit KGH zusammen und nutzt dabei operative Dienstleistungen, die sich auf Exporte und Importe aus Norwegen in die EU konzentrieren. Das Unternehmen nimmt die Compliance sehr ernst und wollte ein „Get Clean – Stay Clean“-Projekt für seine Zollstammdaten durchführen, um die Konformität von Warennummern und Ursprüngen und die Möglichkeit der Nutzung von Freihandelsabkommen sicherzustellen. Für die Überprüfung der Daten wandte man sich an die Experten von KGH Global Consulting.

Borregaard

BRANCHE
Biorefinery

UMSATZ (2021)
5.805 Millionen NOK 

KGH-DIENSTLEISTUNGEN
ZOLLBERATUNG
CUSTOMS CONTROL TOWER
ZOLLABFERTIGUNG

Die KGH-Lösung

Im Rahmen des Projekts hat KGH eine Reihe von Leistungen erbracht, von der Klassifizierung der Warennummern und Ermittlung des Ursprungs bis zur Durchleuchtung der Handelsströme von Borregaard und der Analyse in Frage kommender Freihandelsabkommen. Borregaard kann das maßgeschneiderte Zolldatentool in seine täglichen Arbeitsabläufe integrieren, ohne selbst über modernes Fachwissen zu verfügen, und dennoch seine Handels- und Lieferkette optimieren.

Die Qualitätskontrolle und Analyse der Zollstammdaten hat gezeigt, dass Borregaard einen hohen Standard hat. Die Analyse ergab jedoch auch, dass Borregaard in einigen Fällen die Warennummern der Lieferanten verwendete, was zu einer falschen Einreihung führen kann – ein Fehler, der bei vielen Unternehmen auftritt. Daher war eine Qualitätssicherung der Zollstammdaten von Borregaard erforderlich. KGH schlug eine Änderung der Arbeitsmethodik zur Stammdatenverwaltung vor, um die Prozesse zu verbessern und die Datenqualität zu sichern. Die empfohlene Lösung war die Implementierung eines für Norwegen angepassten Zolldatentools. In dem Tool muss angegeben werden, worauf die Auswahl der Warennummern beruht und wer die Auswahl getroffen hat. Das sorgt für Nachvollziehbarkeit, verifizierte Begründung und erhöhte Transparenz gegenüber Behörden, aber auch intern.
Borregaard wollte auch eine korrekte Nutzung von Freihandelsabkommen sicherstellen, um seinen Außenhandel effizienter zu gestalten. Das Zolldatentool wurde um verschiedene Produktparameter erweitert, wie z. B. die Auswahlmöglichkeit zwischen norwegischen Produkten mit norwegischen Komponenten oder in Norwegen hergestellten Produkten mit Komponenten aus der EU. Damit lässt sich jetzt leichter angeben, ob für ein Produkt ein Freihandelsabkommen besteht und ob es zollfrei ist, und es kann die richtige Warenbeschreibung in der richtigen Kombination in der Handelsrechnung angegeben werden. Außerdem wird klargestellt, ob das Empfängerland für ein Freihandelsabkommen in Frage kommt. Das maßgeschneiderte Tool kann in andere ERP-Systeme wie z.B. SAP mühelos integriert werden, um die Einhaltung neuer gesetzlicher Vorschriften und Aktualisierungen zu erleichtern.

Das Ergebnis

Stärkung der Compliance: Borregaard verfügt nun über ein effizienteres Verfahren zur vollständigen Kontrolle über die Informationen, zur Einhaltung der behördlichen Vorschriften und der internen Auditauflagen sowie zur Verbesserung der Qualitätssicherung seiner Zollstammdaten. Bei jedem Schritt wird eine verifizierte Begründung hinzugefügt, die die Wahl der Warennummer und des Ursprungs erklärt, das Risiko durch die Verwendung von Warennummern der Lieferanten senkt, die Rückverfolgbarkeit sicherstellt und einen Prüfpfad zum Nachweis der Sorgfaltspflicht gewährleistet.

Kostenoptimierung: Das Zolldatentool erleichtert die Nutzung von Freihandelsabkommen, was zu einer Kostenoptimierung für den Importeur führt, der von besseren Gewinnspannen und niedrigeren Preisen profitiert und so einen Wettbewerbsvorteil erzielt. Die Nutzung der richtigen Freihandelsabkommen und -dokumente mindert auch das Risiko kostenintensiver Unterbrechungen der Lieferkette. Die Compliance mindert auch das Risiko von Strafen und Bußgeldern und minimiert gleichzeitig die Ausgaben für Zölle, Gebühren und Steuern.

Höhere betriebliche Effizienz: Durch die Integration des Zolldatentools in andere Systeme werden die tägliche Arbeit und die Prozesse stärker automatisiert. Da sich die Vorschriften und Richtlinien in Bezug auf Klassifizierung, Ursprung und Freihandelsabkommen ändern, ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Die Einreihung von Waren sollte in Lebenszyklen betrachtet werden, d. h. es sollten jährliche Aktualisierungen, neue Vorschriften und neue Beschränkungen, die sich auf die Produkte auswirken könnten, im Auge behalten werden.

Borregaard hat beschlossen, einen Trade Compliance Officer in Vollzeit einzustellen, um die mit dem Projekt begonnene Arbeit fortzusetzen und die Prozesse und die interne Anwendung der Lösung weiterzuentwickeln.

Folgen