Dezember 2018

KGH Customs Services AB, eine in Schweden eingetragene juristische Person mit Firmenbuchnummer 556096-7431, Skandiahamnen, Sydatlanten 6, SE-403 36 Göteborg (nachstehend “KGH” genannt), verarbeitet als Verantwortlicher Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz, einschließlich der EU Datenschutzgrundverordnung. Wenn wir uns nachstehend auf KGH beziehen, schließen wir auch die Verarbeitung personenbezogener Daten von anderen Unternehmen innerhalb der Konzerngruppe ein, zu der KGH gehört.

 

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Art der von KGH verarbeiteten personenbezogenen Daten

KGH verarbeitet die von Ihnen an KGH übermittelten personenbezogenen Daten, ebenso wie personenbezogene Daten, die KGH von Ihnen erhebt.

Von Ihnen an KGH übermittelte personenbezogene Daten
Wenn Sie KGH kontaktieren, um unsere Dienstleistungen aus den Bereichen „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ in Anspruch zu nehmen, oder sich per Telefon, E-Mail, Kontaktformularen auf unseren Websites oder per Anschreiben oder als Kontaktperson für Ihr Unternehmen an uns wenden, an Schulungen unserer „Customs Academy“ teilnehmen, unseren Newsletter erhalten oder Material von unserer Website herunterladen, wird KGH die durch Sie übermittelten personenbezogenen Daten verarbeiten. Personenbezogene Daten, die Sie uns übermittelt haben und die wir verarbeiten, können z.B. aus Vor- und Nachname, Titel oder Position, Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Status Ihrer Geschäftsbeziehung zu KGH bestehen. Wir können als Auftragsverarbeiter fungieren und in dieser Eigenschaft personenbezogene Daten über Ihre Kunden verarbeiten. Diese Geschäftsbeziehung ist in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung mit Ihrem Unternehmen näher beschrieben.

KGH wird Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie und den geltenden Gesetzen und sonstigen Vorschriften verarbeiten. Um die Dienstleistungen innerhalb der Bereiche „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ zu verwalten, uns telefonisch, per E-Mail oder per Anschreiben zu kontaktieren, an Schulungen der Customs Academy teilzunehmen, unseren Newsletter zu erhalten oder Unterlagen auf der Website von KGH herunterladen zu können, müssen Sie KGH Kontaktdaten gemäß obigen Angaben zur Verfügung stellen. Darüberhinausgehende personenbezogene Daten stellen Sie freiwillig zur Verfügung.

Personenbezogene Daten, die KGH von Ihnen erhebt
Wenn Sie die Website von KGH besuchen oder Kontaktformulare auf unserer Website verwenden, unsere Umfragen beantworten, unsere Newsletter erhalten oder Material von unserer Website herunterladen, wird KGH personenbezogene Daten von Ihnen erheben. Dies können zum Beispiel Ihre IP-Adresse, Ihre Aktivitäten mit uns und auf unserer Website, von Ihnen besuchte Unterseiten, Ihre Angaben in Umfragen oder Informationen darüber, ob Sie E-Mails von KGH geöffnet haben, sein.

Personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten
KGH empfängt eventuell E-Mails und andere Korrespondenz, die personenbezogene Daten von Dritten enthalten, und KGH wird somit solche personenbezogenen Daten verarbeiten. Falls notwendig, wird KGH Sie als Dritten über die Verarbeitung dieser Daten informieren.


Welchem Zweck dient die Verarbeitung, und auf welcher Rechtsgrundlage basiert sie?

Es ist wichtig, dass Sie verstehen, warum KGH Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage KGH diese Verarbeitung durchführt.

Verträge zwischen Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen und KGH
Um KGHs Verpflichtungen Ihnen gegenüber als geschätztem Kunden bei der Bereitstellung von KGHs Dienstleistungen innerhalb der Bereiche „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital“ erfüllen zu können, mit Ihnen per Telefon, E-Mail, über Kontaktformularen auf unseren Websites oder per Brief oder als Kontaktperson für Ihre Organisation, bei einer Schulungsteilnahme über die „Customs Academy“ oder durch Herunterladen von Material unserer Websites in Kontakt zu treten, muss KGH personenbezogene Daten wie Vor- und Nachnamen, Titel oder Position, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse und den Status Ihrer Geschäftsbeziehung mit KGH verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch KGH besteht darin, dass die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages oder für die Ergreifung von Maßnahmen zum Abschluss eines Vertrags erforderlich ist. Wenn Sie als Vertreter Ihres Unternehmens Kontakt mit KGH haben, verarbeitet KGH Ihre oben genannten personenbezogenen Daten, um unsere Verpflichtungen gegenüber Ihrem Unternehmen im Rahmen der Geschäftsbeziehung erfüllen zu können. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch KGH besteht darin, dass die Verarbeitung zum Zwecke eines rechtmäßigen Interesses notwendig ist, bei dem nicht Ihre Interessen, Rechte oder Freiheiten überwiegen. Das Interesse von KGH an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kommunikation mit einem Vertreter seines Geschäftspartners geht Ihrem potenziellen Interesse am Schutz Ihrer Privatsphäre vor. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir mit Ihrem Unternehmen keine Geschäftsbeziehung führen oder unsere Verpflichtungen gegenüber dem Unternehmen nicht erfüllen.

Marketing von KGH
Wir informieren Sie als Kunde von KGH regelmäßig über unsere Dienstleistungen „Operations“, „Strategy and Compliance“ und „Digital“. KGH verarbeitet alle oben genannten personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken durch u.a. elektronische Kommunikationsdienste. Direktmarketing kann per Post, E-Mail und über Textnachrichten versendet werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch KGH ist entweder, dass die Verarbeitung zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses, welches die Wahrung Ihrer Interessen, Rechte und Freiheiten nicht beeinträchtigt oder außer Kraft setzt, unerlässlich ist, oder Ihr Einverständnis. Ein solches berechtigtes Interesse besteht beispielsweise in der Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen von KGH, von denen wir annehmen, dass Sie oder Ihr Unternehmen daran interessiert sein könnten. KGHs Interesse an der Zusendung von Angeboten und Informationen hat dabei Vorrang vor Ihrem potenziellen Interesse am Schutz Ihrer Privatsphäre.

Profiling
Um unser Marketing an Sie und Ihre Interessen anzupassen, dürfen wir auf automatisierte Weise Daten von Ihnen sammeln und analysieren. Unter Daten dieser Art verstehen sich Ihre Geschäftstätigkeiten mit uns sowie Aktivitäten Ihrerseits auf unserer Internetseite (so genanntes Profiling). Zur Verfügung stellen wir Ihnen dabei Informationen, die Sie nach unserem Ermessen auf der Grundlage des Analysergebnissess als relevant ansehen werden. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung vonseiten KGH besteht im berechtigten Interesse unsererseits, unsere Geschäftsbeziehungen weiterzuentwickeln sowie – soweit möglich bzw. um Sie nicht über Gebühr zu stören – Ihnen Material, Einladungen und Angebote zukommen zu lassen, welche Ihren Wünschen und Bedürfnissen entsprechen.

Rechnungslegungsrecht und Zollrecht
KGH verarbeitet Informationen über die Ihnen von KGH zur Verfügung gestellten Dienstleistungen für buchhalterische und Zollzwecke. KGH ist nach Rechnungslegungsvorschriften und dem Zollrecht, wie etwa dem Zollkodex der Union, verpflichtet, Aufzeichnungen über bestimmte personenbezogene Daten zu führen. In Anbetracht dessen verarbeitet KGH Ihren Vor- und Nachnamen, Titel oder Ihre Position, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch KGH besteht darin, dass es sich hierbei um eine gesetzliche Verpflichtung handelt.

Selbst wenn die anderen Rechtsgrundlagen nicht mehr anwendbar sind, verarbeitet KGH Ihre personenbezogenen Daten in dem Umfang, der angesichts der oben genannten gesetzlichen/regulatorischen Bestimmungen als Grundlage erforderlich ist.


Wie lange verarbeitet KGH die persönlichen Daten?

KGH speichert Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Verarbeitung im Zusammenhang mit den oben beschriebenen Zwecken und Rechtsgrundlagen erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten können an verschiedenen Stellen und zu unterschiedlichen Zwecken gespeichert werden. In Anbetracht dessen können personenbezogene Daten, die aus einem System gelöscht wurden, weil sie nicht mehr benötigt werden, weiterhin in einem anderen System für einen anderen Zweck gespeichert sein.

Personenbezogene Daten, die KGH zum Zwecke der Erfüllung vertraglicher Pflichten aus der zwischen KGH und Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung oder der von Ihnen vertretenen Organisation oder auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen verarbeitet, werden nicht länger gespeichert, als es zur Vertragserfüllung notwendig ist, bzw. nicht über den Zeitraum hinaus, in dem die Interessen von KGH gegenüber den Ihren vorgehen. KGH darf Ihre personenbezogenen Daten ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Nutzung von KGH-Dienstleistungen innerhalb der Bereiche „operations“, „strategy and compliance“ oder „digital services“ durch Schulungsteilnahme an unserer Customs Academy, Erhalt unseres Newsletters oder durch Herunterladen von Material von unserer Website zu Marketingzwecken eingestellt haben, ein Jahr lang verarbeiten. Bei personenbezogenen Daten, die KGH auf der Grundlage Ihres Einverständnisses verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung lediglich für die Dauer Ihres Einverständnisses.

Falls Sie Ihr Einverständnis zum Erhalt von KGH-Direktmarketing erteilt haben, speichern wir Ihren Namen, Ihre Mobiltelefon-Nummer und Ihre E-Mail-Adresse, bis Sie Ihre Zustimmung widerrufen oder uns auffordern, Sie nicht weiter zu kontaktieren. Sollten Sie Ihr Einverständnis widerrufen oder uns auffordern, Sie nicht länger zum Zwecke des Direktmarketings zu kontaktieren, werden diese personenbezogenen Daten auch nicht weiter zum Zwecke des Profiling verwenden.

Personenbezogene Daten, die KGH zu Zwecken der Rechnungslegung verarbeitet, werden gemäß einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen zur Buchhaltung bis zu zehn Jahre lang gespeichert.
Personenbezogene Daten, die KGH zu Zwecken der Zollabfertigung sowie zur Erfüllung von Anforderungen seitens der Zollbehörden gemäß einschlägiger zollrechtlicher Bestimmungen verarbeitet, werden elf Jahre lang gespeichert.


An wen übermittelt KGH Ihre personenbezogenen Daten und wo werden Ihre personenbezogenen Daten geografisch verarbeitet?

Zusätzlich zu der von KGH durchgeführten Verarbeitung können Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten verarbeitet werden. Ihre persönlichen Daten können von der KGH-Muttergesellschaft BDC DOVANA S.A.R.L. und ihren Tochtergesellschaften, die zur KGH-Gruppe gehören, und von KGH- Partnern freigegeben und verarbeitet werden. KGH-Partner sind Unternehmen in Ländern, in denen KGH keine eigenen Unternehmen betreibt, und die mit Dienstleistungen in den jeweiligen Ländern unterstützend tätig sind. Bei Drittpersonen, denen wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, handelt es sich beispielsweise um Beratungsunternehmen, welcher wir uns bedienen, wie Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind diese Beteiligten selbst verantwortlich. Ihre personenbezogenen Daten können auch an Unternehmen übermittelt werden, die personenbezogene Daten im Auftrag von KGH verarbeiten, sog. Auftragsverarbeiter. KGH hat Verträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzrichtlinie und den Anweisungen von KGH verarbeiten.

KGH kann Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, um eine Fusion, einen Kauf oder einen Verkauf der gesamten Vermögenswerte von KGH oder von Teilen davon zu ermöglichen.

KGH kann zudem Ihre personenbezogenen Daten auch an Behörden freigeben, die verlangen, dass KGH solche personenbezogenen Daten freigibt.

Ihre personenbezogenen Daten werden an Unternehmen innerhalb und außerhalb der EU und des EWR übermittelt. Werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU und der EWR verarbeitet, so stellen wir durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die personenbezogenen Daten weiterhin in gleichem Maße geschützt sind, und treffen die erforderlichen Vorkehrungen, um die personenbezogenen Daten auf zulässige Weise in Länder außerhalb der EU und des EWR zu transferieren.


Ihre gesetzlichen Rechte

Sie haben das Recht, auf schriftliche Anfrage an die unten angeführte E-Mail-Adresse unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten KGH von Ihnen speichert und wie diese personenbezogenen Daten verwendet und verarbeitet werden.

Für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten falsch oder ungenau sind, haben Sie das Recht zu verlangen, dass KGH die personenbezogenen Daten korrigiert oder ergänzt.

Sie können gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings oder des Profilings oder der Erfüllung vertraglicher Pflichten aus der zwischen KGH und Ihnen oder Ihrem Unternehmen bestehenden Geschäftsbeziehung jederzeit Einspruch einlegen. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten zu diesen Zwecken genutzt werden, können Sie dies KGH mitteilen, indem Sie eine E-Mail an KGH senden unter integrity@kghcustoms.com. Ebenso könen Sie Ihr erteiltes Einverständnis jederzeit widerrufen, indem Sie sich über den unten auf jeder Seite unserer Nachrichten angegebenen Link abmelden, oder durch eine entsprechende Meldung an integrity@kghcustoms.com. Wir werden dann nach Möglichkeit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden und Ihre personenbezogenen Daten löschen. Wir können die Daten jedoch nicht löschen, wenn wir die Daten weiterhin für einen anderen Zweck verarbeiten müssen.

Unter bestimmten Umständen sind Sie berechtigt, eine Beschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Sollten Sie dazu berechtigt sein, werden solche personenbezogenen Daten lediglich mit Ihrem Einverständnisses verarbeitet, um Rechtsansprüche zu begründen, geltend zu machen oder zu wahren oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses. Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls von uns gespeichert.

Sie sind berechtigt, jene personenbezogenen Daten, die Sie uns über Sie zur Verfügung gestellt haben, in strukturierter und maschinenlesbarer Fassung zu erhalten, und Sie sind ferner berechtigt, diese Daten an eine andere für die Verarbeitung verantwortliche Stelle oder Behörde zu übertragen, sofern dies technisch möglich ist.

Sie können sich auch direkt an KGH wenden, wenn Sie sich dazu äußern möchten, wie KGH Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch KGH oder der Bearbeitung von diesbezüglichen Anfragen einzureichen. Die KGH-Gruppe hat ihren Hauptsitz und ihre Hauptniederlassung in Schweden. Die KGH-Gruppe ist über Tochtergesellschaften in mehreren anderen Ländern geschäftlich tätig. Die schwedische Behörde für Datenschutz Datainspektionen/Integritetskyddsmyndigheten (die schwedische Behörde für Datenschutz wird ihren Namen ändern), www.datainspektionen.se ist die führende Aufsichtsbehörde für die grenzüberschreitende Verarbeitung durch die KGH-Gruppe. Als Hauptregel gilt daher, dass Sie allfällige Beschwerden bei der schwedischen Behörde einreichen.
Betrifft Ihre Beschwerde lediglich ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedsstaat der EU, so sind Sie berechtigt, Ihre Beschwerde bei der zuständigen Datenaufsichtsbehörde des betreffenden Landes vorzubringen. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

KGH kann diese Datenschutzrichtlinie ändern. Derartige Änderungen treten frühestens 30 Tage, nachdem Sie von KGH über die geänderte Datenschutzrichtlinie auf der Website http://kghcustoms.com/en/, per Anschreiben oder durch eine andere Benachrichtigung per E-Mail oder SMS informiert wurden, in Kraft.